Hieronder volgen de release notes van 2022R5, die op 27 september 2022 wordt geleverd. Dit document beschrijft alle wijzigingen die onderdeel zijn van deze release.

Tijdens ontwikkeling van release 2022R5 hebben wij ons gefocust op de ontwikkeling van de Deadlines functionaliteit voor OnStage Inleveren en Beoordelen. Daarnaast hebben wij ontwikkelingen gedaan voor de koppeling van Courses aan een begeleidingsgroep. 

Als onderdeel van deze release zijn tevens verschillende issues verholpen. 

Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle wijzigingen. De opname van de web release event van 8 augustus jl. is hier te vinden.

Inleveren en Beoordelen: Deadlines

Wij horen vaak de wens dat men meer met deadlines wil doen in OnStage dan wat nu mogelijk is. Wij willen het dan ook mogelijk maken, dat je in OnStage deadlines vastlegt voor I&B-activiteiten en dat de I&B-poging deze bewaakt.

Tot deze release was het enkel mogelijk om controleregels te zetten op relatieve datums (voor/na een bepaalde actie in het dossier) en dat wordt gewaarschuwd op basis van Alerts. Wij zijn van plan om onze functie hiervoor uit te breiden om deze relatieve datums expliciet te maken per begeleidingsgroep. Coördinatoren krijgen de mogelijkheid om deze zo nodig aan te passen per groep of per dossier in zowel de planning- als in de uitvoerfase.

Ook willen wij er voor zorgen dat I&B de deadline van inlevering kan bewaken op dezelfde wijze als GradeWork, inclusief het kunnen uitstellen van de deadline door de beoordelaar. Hierbij is goede en zichtbare logging van deze actie nodig. Indien wenselijk kunnen notificatie triggers en alerts ten behoeve van deze deadlines worden ingesteld.

Om al deze doelen te bereiken zijn de volgende fases gedefinieerd:

1. Vastleggen deadline in OnStage

2. I&B activiteit reageert op vastgelegde deadline

3. Aanpassen deadline vanuit dossier door beoordelaar / beheerder

4. Aanpassen deadline massa actie door coördinator / beheerder

5. Controleregel voor verlopen deadline

6. Notificaties voor verlopen deadline

7. Deadlines zichtbaar in student dashboard

8. Waarschuwing voor toekomstige deadlines

Na fase 2 is de functionaliteit beschikbaar voor een eerste pilot, na fase 4 zou deze in productie gebruikt kunnen worden en na fase 6 is de functionaliteit 100% productiewaardig.
Fase 7 en 8 zijn 'nice to have' onderdelen, die de functionaliteit verder brengen dan de initiële scope.
Deze worden op basis van doorlooptijd, direct meegenomen of op een later moment toegevoegd in overleg met onze klantgroep voor het project I&B. 

Buiten scope van deze change is het bepalen van de deadline op basis van integraties. Dit valt onder de ontwikkelingen voor de Osiris toetsen en resultaten koppeling.

Als onderdeel van release 2022R5 zijn fase 1 en 2 opgeleverd. Hieronder volgt een overzicht van exact welke wijzigingen het hier om gaat.
De functionaliteit is optioneel beschikbaar en deze wordt aangezet, als je dit meldt bij de servicedesk.

Wij zijn tevens op zoek naar een onderwijsinstelling om een 1e pilot mee op te gaan zetten voor deze functionaliteit. Neem contact met ons op als je interesse hebt om ons hierbij te helpen.

Vastleggen deadline in de begeleidingsgroep

Deadlines tonen bij I&B activiteiten

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	In dossier relevante deadlines tonen

Als een deadline is vastgelegd, wordt deze getoond in de dossiers bij de I&B-activititeit.
Omdat de deadline voor de hele I&B activiteit is en niet voor enkel een poging is er voor gekozen deze rechtsboven naast de pogingen tabjes te tonen. 

 

 

Als een deadline verlopen is, wordt de deadline tekst rood als indicatie dat deze is verlopen. 

 

 

Deadlines tonen in begeleidingsgroep

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	In begeleidingsgroep dossier overzicht de eerstvolgende deadline tonen

Beheerders van een begeleidingsgroep kunnen in het overzicht van dossiers in de begeleidingsgroep de eerstvolgende deadline per dossier zien.

 

Aangezien een dossier meer dan 1 deadline kan hebben kunnen we niet simpelweg alle deadlines tonen in dit overzicht. De meest relevante deadline informatie is een indicatie of een student tijdig heeft ingeleverd door middel van een alert/controleregel en de eerstvolgende deadline voor als er nog één aankomt. 

 

We hebben daarom er voor gekozen de eerstvolgende deadline te tonen in het dossieroverzicht in de begeleidingsgroep. Deze informatie wordt op het moment van laden van dit overzicht direct ververst. 

 

 

Wat ons is opgevallen tijdens ontwikkeling is dat het toevoegen van deze informatie wel de limieten van dit overzicht naar voren brengt. Er is namelijk meer informatie, die getoond moet worden dan dat er ruimte voor is. We zijn daarom op dit moment in onderzoek om te bepalen welke kolommen we wel en niet zichtbaar houden. Op dit moment zitten we te twijfelen tussen het zichtbaar houden van de begeleidend docent of de organisatie. Graag ontvangen wij feedback en ideeën hierover.

 

LET OP : De controleregel en alert is onderdeel van fase 5 van de deadline ontwikkelingen en zal in de toekomst toegevoegd worden.

 

 

Inleveren blokkeren na verlopen deadline

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	Student/Inleveraar moet niet meer kunnen uploaden of inleveren na verlopen deadline

Nu het mogelijk is om deadlines voor inleveren in te stellen zijn er een aantal wijzigingen gemaakt binnen I&B activiteiten.

 

Ten eerste krijgt de inleveraar een waarschuwing als de deadline is verlopen. Het is vanaf dat moment niet meer mogelijk om te uploaden of in te leveren, wel blijft het mogelijk om ervoor te kiezen om Embargo aan of uit te zetten en geüploade bestanden te verwijderen.

 

 

Ook moet de beoordelaar meer overzicht hebben over de status van het uploaden van bestanden nu er een deadline mogelijk is. De beoordelaar kan daarom nu zien dát er bestanden klaar staan voor inleveren zonder dat er is ingeleverd. Het is niet mogelijk om tijdens het inleveren de bestanden zelf al in te zien, alleen het feit dát er iets geüpload is en de naam van het bestand zijn beschikbaar.

Daarnaast ziet de beoordelaar na het verlopen van de deadline zonder inleveren een melding dat de deadline is verlopen. 

 

 

LET OP: We zijn op dit moment bezig met afronding van het laatste onderwerp van fase 2 ontwikkeling; de beslissing die de beoordelaar kan nemen om een No Show beoordeling te geven of alsnog, zonder dat alles is ingeleverd, het normale beoordeling proces te starten. Wij verwachten deze nog mee te leveren met 2022R5. De release notes zullen uitgebreid worden met een beschrijving van deze functionaliteiten zodra deze beschikbaar is. 

 

 

Courses in OnStage

Als onderdeel van onze Osiris course en course deelname koppeling is het van belang dat wij courses kunnen koppelen aan een begeleidingsgroep.

Het gaat hier om de mogelijk om één of meer courses te kunnen koppelen aan een begeleidingsgroep zodat in de toekomst op basis van deze courses, toetsen aan de activiteiten gekoppeld kunnen worden voor de resultaten koppeling.

Ook kan de course deelname informatie dan gebruikt worden om dossiers aan te maken in de begeleidingsgroep. Dit zal mogelijk worden door op basis van gekoppelde courses studenten te filteren bij het toevoegen van een dossier én dat aanmelden voor de groep beschikbaar komt voor de student op basis van course deelname.

• Fase 1 is het koppelen van de courses zelf.

• Fase 2 zijn de functionaliteiten omtrent het toevoegen van studenten aan de groep.

Als onderdeel van release 2022R5 leveren wij Fase 1 op. Fase 2 zal in toekomstige minor releases meegenomen worden. Toetskoppeling aan I&B activiteiten is onderdeel van de toetsen en resultaten koppeling ontwikkeling. Automatisch toevoegen en verwijderen van dossiers op basis van courses valt buiten scope van deze ontwikkelingen op dit moment. Maar er zal wel naar gekeken worden, nadat onze volledige cyclus van cursus, toetsen en resultaten integratie is afgerond. 

 

 

 

Na het klikken op "Selecteer courses" opent een popup, waarin gezocht kan worden op naam, code, vanaf en tot datum. Wanneer een course geselecteerd wordt, wordt deze direct gekoppeld aan de begeleidingsgroep. De gebruiker kan hier één of meer courses selecteren. 

 

 

Als je de geselecteerde courses wil aanpassen kan dit door te klikken op een van de bestaande gekoppelde items. Dit opent de popup met een lijst van alle gekoppelde items om gemakkelijk aan of uit te vinken. 

 

 

Als je meer courses wil toevoegen kan dit direct vanuit de 'selecteer courses' knop of in bovenstaande popup door op 'zoek naar andere courses' te klikken. 

 

LET OP: De gevolgen van het koppelen van een course is onderdeel van toekomstige ontwikkelingen. We zullen er voor zorgen dat je studenten kan toevoegen op basis van de courses, dat studenten zichzelf enkel kunnen inschrijven aan een dossier met een course deelname en dat OnStage course deelnames gaat controleren en hierop een alert aanmaakt. 

Diversen

Naast bovenstaande onderwerpen hebben we een aantal fixes en verbeteringen doorgevoerd. Hieronder volgt een overzicht.

LET OP: In de 1e versie van de release candidate missen nog een aantal fixes en uitbreidingen die we nog wel willen toevoegen. We zullen jullie op de hoogte stellen zodra de versie op de test omgeving is uitgebreid met deze wijzigingen. Denk hierbij onder andere aan verbeteringen in het afronden van activiteiten met digitaal ondertekenen en een technische verbeteringen voor de snelle mail verzending om de layout meer consistent te maken. 

 

Automatisch afronden na ondertekening

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	I&B activiteit wordt automatisch afgerond na succesvolle ondertekening

Digitaal ondertekenen maakt gebruik van I&B activiteiten. Dit zorgde er voor dat nadat iedereen het eind document heeft ondertekend, het nog altijd nodig was dat een beoordelaar of beheerder de activiteit zelf handmatig afrondt. Na overleg met onze actieve gebruikers is duidelijk geworden dat dit eigenlijk altijd een extra administratieve handeling is die geen extra waarde biedt.

 

We hebben er daarom voor gezorgd dat vanaf heden, als bij een I&B-activiteit met digitale ondertekening alle ondertekenaars hebben getekend, de activiteit automatisch wordt afgerond. Bij dit afronden worden alle normale triggers van afronding nog steeds gedaan. Zo wordt een volgende activiteit gestart in het voortraject, worden notificaties gestuurd en wordt zo nodig het traject of het hele dossier afgerond als het de laatste open activiteit was. 

 

Verbetering met afhandelen plagiaatscans

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	Afronden van I&B beoordeling zal niet meer onnodig lang op plagiaatscans wachten

Tijdens het afronden van een I&B activiteit met een plagiaatkoppeling valideren wij of de plagiaatscan is afgerond en de rapportage bij ons is, voordat de activiteit volledig afgerond kan worden. Deze validatie blokkeerde de verwerking wanneer voor een document is aangegeven dat een plagiaatscan "verplicht" is. Dit hield echter geen rekening met of de scan daadwerkelijk was aangevraagd waardoor de verwerking soms onnodig zat te wachten. 

 

Met het oog op doorontwikkeling op Herzien Inleveren en Deadlines, waardoor de situatie van niet aanvragen van verplichte plagiaatscans vaker kan gebeuren, hebben we dit aangepast en zal de validatie enkel worden gedaan als er een plagiaatscan aangevraagd is.

 

 

EDU Student inschrijvingen integraties issues

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	Issues verholpen in EDU inschrijvingen verwerking in MBO situaties

Een tweetal problemen die in specifieke situaties kon gebeuren is verholpen in de MBO variant van de EDU inschrijvingen verwerking:

1. Bij het verwerken van Osiris inschrijvingswijzigingen kon het gebeuren dat meerdere wijzigingen voor dezelfde inschrijving op hetzelfde moment binnenkwamen in OnStage. In sommige gevallen kon het dan gebeuren dat de wijzigingen in de verkeerde volgorde werden verwerkt waardoor in OnStage de status van de inschrijving niet de meest actuele status was. Dit probleem is verholpen.
2. Bij de Osiris MBO opleidingsbladen verwerking werd niet goed omgegaan met het volgende scenario: Meerdere opleidingsbladen met minstens 1 opleidingsblad met status “Volledig”, “Afgedrukt”. Als er een blad was met 1 van deze statussen en geen definitieve status dan werden de inschrijvingswijzigingen nooit verwerkt, ook als dit wel moest.

Met deze oplossingen hebben wij de open bevindingen in de MBO EDU verwerking verholpen voor de Osiris koppeling verholpen. 

 

Tekenbevoegd persoon onterecht verplicht

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	Issue verholpen waardoor soms onterecht de tekenbevoegd persoon verplicht was

Enkele releases geleden hebben we een wijziging doorgevoerd waardoor een tekenbevoegd persoon niet meer verplicht zou moeten zijn bij het aanmaken van een vacature. We zijn op basis van feedback achter drie situaties gekomen waarin dit toch nog verplicht bleek te zijn:

1. Bij het maken van een nieuwe vacature in het vacatureaanbod scherm kon het gebeuren dat er na het opslaan zonder contactpersonen toch een contactpersoon was ingevuld.
2. In het dossier kon geen overeenkomst worden vastgelegd zonder tekenbevoegd persoon.
3. Bij de details van een organisatie, onder het blokje "Heeft mogelijkheden voor vacaturetypes", waren alleen tekenbevoegde personen te kiezen. Hier kan nu elke contactpersoon gekozen worden.

Bovenstaande problemen zijn verholpen als onderdeel van deze release.

 

Rapportage Overzicht BPVO Excel

Oplevermoment:	2022R5
Onderwerp:	Probleem met rapportage Overzicht BPVO Excel bestand verholpen

Bij het openen van een rapportage "Overzicht BPVO status (Excel)" werd direct een foutmelding getoond met de tekst:

 

"Er zijn problemen aangetroffen met bepaalde inhoud in Overzicht_BPVO_Status_EXCEL__[datum].xslx. Wilt u de inhoud zo ver mogelijk herstellen? Klik Ja als u de bron van deze werkmap vertrouwt."

 

 

Dit probleem is verholpen.