Hieronder volgen de release notes van de 2021R1 release die op 26 januari 2021 is geleverd. Dit document beschrijft alle wijzigingen die onderdeel zijn van deze release.

Deze release staat voor een groot deel in het teken van Inleveren en Beoordelen. Daarbij is het belangrijkste doel het mogelijk maken om inleveringen te herzien. Deze mogelijkheden komen niet direct voor alle I&B klanten beschikbaar en worden initieel in een pilot geleverd, zoals ook is gedaan voor onze Mailtemplate editor.

Voor Inleveren en Beoordelen zijn we ook aan de slag gegaan met het ontwikkelen van een archiveringskoppeling voor de einddocumenten van I&B activiteiten. Deze ontwikkeling is op dit moment nog in de 1e fase en wordt in de komende development sprints gezamenlijk met onze partnerschool voor archivering doorontwikkeld. 

Naast deze ontwikkelingen zijn er tevens een aantal verbeteringen in het kader van dossiers, OnStage4Business en de plagiaatscanner doorgevoerd. 

 

 

Archiveringskoppeling OnStage I&B

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Technische implementatie Archiveringskoppeling

In deze release is gestart met de implementatie van de archiveringskoppeling voor OnStage Inleveren en Beoordelen. Hiervoor gaat OnStage gebruik maken van onze Archiveringskoppeling zoals deze reeds voor ons GradeWork product is ontwikkeld.

 

Deze koppeling biedt de mogelijk om alle documenten van een I&B activiteit te versturen naar een extern archiveringssysteem. Tevens passen we het verwijderregel mechanisme aan om rekening te houden met of een activiteit gearchiveerd moet worden en wordt verwijdering tegengehouden totdat die archivering plaats heeft gevonden.

 

Deze implementatie bestaat uit de volgende fasen:

• Fase 1: Technische implementatie bestaande uit
  • Initiële archiveringsbericht versturen inclusief documenten
  • Communicatie archiveringsstatus met extern systeem
  • Mogelijkheid bieden een document nogmaals aan te bieden ter archivering
  • Aanpassen verwijderregels om rekening te houden met archivering
• Fase 2: Functionele implementatie bestaande uit
  • Archiveringsoptie in OnStage en I&B
  • Tonen van archiveringsstatus in I&B activiteit
  • Archiveren ongedaan maken na heropenen activiteit

Onderstreepte onderdelen zijn reeds afgerond. Voordat de functionaliteit beschikbaar komt voor de 1e pilot klant moet minimaal de ontwikkeling van technische implementatie afgerond zijn en de archiveringsstatus zichtbaar zijn in de I&B activiteit.

Houdt onze volgende Sprint Notes in de gaten om meer informatie hierover te krijgen.

 

Mailtemplate

Voor ons lopende pilot traject voor de nieuwe Mailtemplate editor zijn wij samen met onze pilot instellingen bezig met constante verbeteringen. Hieronder volgt een wijziging die is opgenomen in 2021R1 vanuit de feedback van ons pilot traject.

Livegang Mailtemplate editor:

Wij willen hierbij aangeven dat in samenspraak met de 3 pilot scholen is besloten dat de mailtemplate editor voldoende afgerond is om breder aan te bieden. Wij zijn daarom begonnen met uitrollen van de mailtemplate editor naar andere onderwijsinstellingen. Als u interesse heeft in uitrol van de mailtemplate editor op uw productie omgeving dan kunt u hierover contact opnemen met de Servicedesk via support@xebic.com. 

 

Styling issues verholpen in mailtemplate editor

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Styling van onderwerp in preview komt niet overeen met daadwerkelijke template

Als in de nieuwe mailtemplate editor tekst werd overgenomen vanuit een ander programma met opmaak (bijvoorbeeld Word), dan werd de styling op deze tekst onder water behouden. In de mailtemplate editor was de styling niet zichtbaar maar in de preview van de mailtemplate wel. Hetzelfde probleem kon ook spelen bij pillen. Dit is verholpen.

 

 

Dossier

Een aantal wijzigingen zijn opgenomen in het kader van de OnStage dossiers, de belangrijkste hiervan is het toevoegen van de systeemrol OnStage voor het automatisch starten van activiteiten. Hieronder volgt een overzicht van alle wijzigingen.

 

Systeemrol in activiteiten

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Het OnStage systeem als starter van voortraject activiteiten

Als een activiteit in het voortraject werd afgerond dan werd bij het automatisch starten van de volgende activiteit de naam van degene die de vorige stap had afgerond ingevuld als startende persoon. Naast het tonen van de naam van deze actor, controleerde OnStage ook of deze persoon gemachtigd was voor het starten van de volgende activiteit. Dit kon in sommige situaties voor autorisatieproblemen zorgen.
Om te verduidelijken wat er daadwerkelijk gebeurt en om deze mogelijke probleem situaties te voorkomen neemt het OnStage systeem deze rol op zich. Als voortaan een activiteit automatisch gestart wordt in het voortraject, dan staat daar 'OnStage' als startende actor van de activiteit. 

Nu de OnStage systeemrol is toegevoegd verwachten wij in de toekomst ook andere zaken te kunnen verbeteren of aanpassen om gebruik te maken van deze rol. 

 

Bekend probleem: Bij het afronden van een sollicitatie activiteit in het voortraject wordt bij de volgende activiteit nog de actor ingevuld als starter van de activiteit. 

 

Issue opgelost met automatisch starten activiteit

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Beveiligingsfout bij automatisch starten I&B sessie in voortraject door afronden vorige activiteit

Als in het voortraject een activiteit werd afgerond en de volgende activiteit werd automatisch gestart dan kon dit een fout opleveren als de gebruiker geen actor was en het een I&B activiteit betrof. Dit probleem is verholpen door het OnStage systeem de activiteit te laten starten. 

 

Labelaanpassing ivm Specialisatie

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Label 'Specialisatie' aangepast naar 'Studierichting'

Het label 'Specialisatie' is op de volgende plaatsen aangepast naar 'Studierichting':

• Vacaturebank
• Vacatureaanbod
• Bezettingsoverzicht
• Matching
• Student toevoegen aan begeleidingsgroep dialoog

Indien er een schoolspecifieke labelset actief is, waarin een ander label wordt gebruikt voor studierichting, dan ziet u hier uiteraard het schoolspecifieke label.

 

 

OnStage4Business

In het kader van constante verbeteringen voor OnStage4Business hebben we twee situaties geïdentificeerd waar eindgebruikers een mindere ervaring konden hebben met deze applicatie en deze opgelost als onderdeel van 2021R1. Beide wijzigingen zijn er op gericht om het aantal vragen richting de relatiebeheerders en functioneel beheerders te verminderen door vreemde situaties en fouten te voorkomen. 

Hieronder een beschrijving van deze wijzigingen.

 

Uitnodiging O4B met Engelse én Nederlandse tekst

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Meerdere talen in e-mailbericht na opnieuw versturen OnStage4Business uitnodiging vanuit OnStage

Als een OnStage4Business uitnodiging opnieuw werd verstuurd naar een contactpersoon vanuit OnStage, en deze contactpersoon had zijn taalinstelling op Nederlands staan, dan werd in het e-mailbericht een deel van de tekst in het Engels geschreven, terwijl een ander deel Nederlands bleef. Dit probleem is verholpen. 

Een gebruiker krijgt nu een volledig Nederlands of Engelse uitnodiging voor OnStage4Businiess.  

 

LogBook foutmelding verholpen

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	'Oeps er ging iets verkeerd' foutmelding voor organisatiecontactpersoon na update van oud dossier in OnStage

Als een organisatiecontactpersoon gekoppeld was aan meerdere dossiers, waarbij de contactpersoon bij een ouder dossier een andere gebruikersnaam had dan zijn huidige gebruikersnaam, dan kon zijn huidige gebruikersnaam worden overschreven in LogBook. De contactpersoon werd daardoor niet meer herkend en de oeps foutmelding werd getoond bij openen vanuit O4B. Dit probleem is verholpen.

 

Issue opgelost met vestigingen

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Bij aanmaken / aanpassen vacature werd een enkele vestiging getoond

Als een nieuwe vacature werd gemaakt of een bestaande vacature werd aangepast dan was maar 1 vestiging beschikbaar om de vacature aan te koppelen. Als een contactpersoon rechten heeft om meerdere vestigingen te beheren dan worden nu al deze vestigingen getoond als optie om de vacature voor aan te maken.

 

Issue met lange tekst bij organisatieprofiel

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Foutmelding bij invullen van te lange tekst bij diverse organisatieprofiel velden

In OnStage4Business, bij het aanpassen van het organisatieprofiel, kon bij diverse velden een te lange tekst worden ingevuld waardoor er een foutmelding werd gegeven. Dit probleem is verholpen door een limiet te zetten op elk tekstveld van het organisatieprofiel. 

 

Inleveren en beoordelen

Voor Inleveren en beoordelen zijn enkele grotere wijzigingen doorgevoerd. Zo is de wijze waarop de status van de plagiaatscanner in de nakijksessie wordt getoond aangepast en ziet de gebruiker nu wanneer wij nog wachten op een plagiaatresultaat. 

Daarnaast is er in het kader van doorontwikkeling van Inleveren en Beoordelen en de vervanging van de oude verslag activiteit begonnen met de ontwikkeling van het herzien en heropenen van de activiteit. De eerste stap in deze ontwikkeling is het herzien van het ingeleverde document door de beoordelaar.
Deze nieuwe functionaliteit staat standaard op de test omgeving aan, maar komt enkel in overleg met de product owner van Inleveren en Beoordelen beschikbaar op productie. Voor meer informatie hierover wil ik u verwijzen naar onze servicedesk via support@xebic.com.

 

Plagiaat icoon wijzigingen

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Plagiaatscans

Er zijn wat wijzigingen doorgevoerd in het plagiaat icoon in het nakijkscherm. Afhankelijk van de status van de plagiaat aanvraag worden er nu verschillende iconen getoond, of juist niet getoond.

Als het gaat om een document waar plagiaat voor is aangevraagd, en waar het plagiaat resultaat voor is binnengekomen, dan ziet het icoon er uit zoals het al deed:

 

Als het gaat om een document waar plagiaat voor is aangevraagd, en waar het plagiaat resultaat nog niet voor is binnengekomen, dan wordt er nu een icoon met een draaiend zandlopertje getoond:

Als het gaat om een document waarvoor geen plagiaat is geconfigureerd, dan wordt het hele plagiaat icoon niet meer getoond:

 

Soms geen plagiaat percentage bij TurnItIn plagiaatscans

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Plagiaatscans

In een aantal gevallen werd er geen plagiaat percentage getoond wanneer er wel een percentage bij TurnItIn bekend was. Wij hebben in deze gevallen meerdere berichten ontvangen, waarbij het verkeerde bericht werd meegegeven aan de nakijksessie. Dit is met deze release verholpen waardoor ook wij de percentages zullen tonen.

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Plagiaatscans

De plagiaatrapportage werd niet altijd juist getoond, soms kwam er een foutmelding dat een nieuwe plagiaatsessie niet meer beschikbaar was bij het opnenen vanuit OnStage. Dit had te maken met servertijden die te veel verschilden waardoor de beveiliging aangaf dat de sessie verlopen was. Dit is nu verholpen waardoor de melding niet meer onterecht voorkomt.

Herzien Inleveren in I&B activiteit

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Herzien en heropenen

In deze release hebben we nieuwe functionaliteit gebouwd om ingeleverde bestanden opnieuw in te laten leveren. Met dit mechanisme kan de beoordelaar losse bestanden die de student heeft ingeleverd markeren voor opnieuw inleveren, en daar een reden voor opgeven, die de student dan weer te zien krijgt. Let op: deze functionaliteit is niet beschikbaar voor 4-ogen sessies. Het beoordeel scherm ziet er nu zo uit, met achter ieder bestand een knop om het bestand opnieuw in te laten leveren:

 

Als je op deze knop klikt zie je de volgende dialoog: 

 

 

In de dialoog is het geselecteerde bestand al voorgeselecteerd, en kun je een reden voor opnieuw inleveren aangeven. Ook is het mogelijk meerdere bestanden in een keer opnieuw in te laten leveren. Daar geldt dan wel dezelfde afwijsreden voor.

Het is ook mogelijk om deze dialoog vanuit het nakijkscherm op te roepen. Hiervoor is een nieuw icoon toegevoegd aan de knoppen balk:

 

 

Als je op deze knop klikt, krijg je weer de opnieuw inleveren dialoog. Op het moment dat je in de dialoog op Opnieuw inleveren klikt, dan zal de sessie worden teruggezet naar de inleveren status en zal het scherm ververst worden.

 

Herzien bestand opnieuw inleveren

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Herzien en heropenen

 

In deze release is het mogelijk om bestanden af te wijzen zodat een student deze opnieuw kan inleveren. Dit opnieuw inleveren is uiteraard ook mogelijk gemaakt, met een aantal spelregels:

• De beoordelaar selecteert de ingeleverde bestanden voor een nieuwe poging
• Optionele bestanden waar niets op ingeleverd is worden ook vrijgegeven zodat men alsnog kan inleveren
• 4-ogen sessies zijn vooralsnog uitgesloten van opnieuw inleveren

 

 

Downloaden van annotaties tijdens nakijken

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Nakijksessie

 

Het is nu mogelijk om tijdens het maken van annnotaties tussentijds een geannoteerd document te downloaden. Hiervoor is de downloadknop in de nakijksessie uitgebreid. Zie hieronder voor de stappen om dit te bereiken:

1. Aanmaken van annotaties
2. Download menu openen -> “Download document met annotaties”

3. Het kan even duren voordat annotaties op een document verwerkt zijn. Hiervoor hebben we een dialoog gemaakt om het ook mogelijk te maken om dit proces alsnog te annuleren.

 

Note: er is een bekende fout bij het downloaden van annotaties op een afbeelding. Dit wordt verholpen in de eerstvolgende release.

 

Herzien inleveren systeembericht

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Herzien inleveren systeembericht

Het herzien van ingeleverde documenten in I&B sessies is verder uitgewerkt in OnStage. In de activiteittemplate van I&B activiteiten is er een extra notificatie optie beschikbaar om inleveraars te notificeren van een herziening.

 

In een volgende sprint wordt het mogelijk gemaakt om eigen mail templates te gebruiken voor deze notificatie.

 

Herzien Inleveren notificatietrigger

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Herzien Inleveren toevoegen als triggermoment

Herzien inleveren is toegevoegd als triggermoment. Hierdoor is het mogelijk om een aangepaste mail te sturen bij "Herzien inleveren". Hiervoor is de optie "Opnieuw Inleveren" aangepast qua naamgeving naar "Nieuwe poging" of "New attempt" voor Engelstaligen.

Deze optie moet specifiek worden ingeschakeld.

 

 

Diversen

Naast de hierboven genoemde wijzigingen zijn er nog een aantal andere wijzigingen opgenomen. Hieronder volgt een overzicht.

 

Rapportages

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Kolom 'Open vacature' is niet gevuld

In het vacature aanbod kun je enkele vacatures aanvinken en vervolgens de  standaardrapporten “Overzicht opdrachten (EXCEL)” en “Uitgebreid overzicht opdrachten (EXCEL)” draaien. 
In deze rapportages was de kolom “Open vacature” vervolgens niet gevuld. Dit probleem is verholpen.

 

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Kolom 'Eerstmogelijke verwijderdatum' in rapportage 'Verwijderen dossiers' heeft verkeerd datumformaat.

Het datumformaat van de kolom was m-d-yyyy. Dit is aangepast naar d-m-yyyy, hetzelfde formaat als de andere datum kolommen in de rapportage.

 

Collectief matchen en stagemarkt

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Foutmelding bij matchen van Stagemarkt vacature

Als in het collectief matching overzicht aan de rechterkant van het scherm werd geklikt op een Stagemarkt vacature en vervolgens aan de linkerkant op de matchen knop werd geklikt, dan werd een foutmelding getoond. Dit probleem is verholpen.

 

Mailtemplate namen bij verplaatsen procestemplate

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Naam mailtemplate bij verplaatsen procestemplate komt niet overeen met naam die zichtbaar is bij triggers

Als in het procestemplate overzicht een procestemplate naar een hoger niveau werd verplaatst en er werd een functionele foutmelding gegeven, dan werd hierin de naam van de mailtemplate vertaling gebruikt in plaats van de naam van de mailtemplate zelf. In de details van de procestemplate werd wel de naam van de mailtemplate zelf gebruikt, waardoor het niet duidelijk was welke template het verplaatsen naar een hoger niveau tegenhield. Dit is aangepast zodat nu de naam van de mailtemplate in de functionele foutmelding wordt getoond.

 

Aanmaken vacature vanuit organisatie

Oplevermoment:	Prepatch op 7 januari 2021
Onderwerp:	Vacature aangemaakt vanuit organisatie zonder gegevens van deze organisatie

Bij het aanmaken van een vacature vanuit de organisatie was de organisatie in de vacature niet meer gevuld. Dit is aangepast, zodat de organisatie weer gevuld is.

 

Datakopie

Oplevermoment:	2021R1
Onderwerp:	Inlogmethode voor organisaties wordt niet meer overgenomen na datakopie

Bij een datakopie werd voorheen de inlogmethode voor organisaties op de testomgeving overschreven met de methode van productie. Dit is aangepast, zodat de inlogmethode op de testomgeving behouden blijft.