Hieronder volgen de release notes van de 2020R6 release die op 24 november 2020 is geleverd. Dit document beschrijft alle wijzigingen die onderdeel zijn van deze release.

Deze release staat voor een groot deel in het teken van Inleveren en Beoordelen. Daarbij is het belangrijkste doel het leveren van enkele uitbreidingen en het oplossen van issues, die de werking van I&B in het voortraject verbeteren.

Naast deze ontwikkelingen zijn er tevens een aantal verbeteringen in het kader van het Dossier scherm, de BPVO validatie, digitaal ondertekenen en de mail historie onderdeel van deze release. 

Mail templates

Voor ons lopende pilot traject voor de nieuwe Mailtemplate editor zijn wij samen met onze pilot instellingen bezig met constante verbeteringen. Enkele hiervan waren al opgenomen in OnStage 2020R5.1, hieronder volgt een wijziging die is opgenomen in 2020R6 vanuit de feedback van ons pilot traject.

Aanmaken mail template

Bij het maken van een nieuw mail template worden meerdere stappen doorlopen, dit gebeurt normaal met "vorige" en "volgende" knoppen. Het is ook mogelijk om direct op een stap te klikken. Voor "volgende" stappen is het wel noodzakelijk dat eerst de verplichte velden van de daaraan voorliggende stappen zijn afgerond. Het was echter mogelijk om toch op een volgende stap te klikken, zonder voorliggende stappen voldoende te hebben afgerond. Dit leidde tot een foutmelding. Dit is nu opgelost.

Inleveren en Beoordelen

De focus voor ontwikkelingen in Inleveren en Beoordelen lag voor 2020R6 op verbeteringen in het kader van gebruik in het voortraject. De wijzigingen zorgen er voor dat alle functionaliteiten, die vaak gebruikt worden in het voortraject beter worden ondersteund dan voorheen. 

Hieronder volgt een overzicht van alle wijzigingen in het kader van Inleveren en Beoordelen in deze release.

Overnemen I&B activiteitgegevens

In de activiteittemplate van I&B activiteiten kan nu geconfigureerd worden dat de activiteitgegevens en eventueel de activiteitstatus overgenomen moeten worden bij het annuleren en aanmaken van een nieuw dossier.

Alleen afgeronde pogingen worden overgenomen. Als er geen afgeronde pogingen zijn in een activiteit, die wordt overgenomen, dan wordt er een nieuwe poging klaargezet in de nieuwe activiteit.

Pogingen kunnen in het bron dossier niet meer heropend worden, de gegevens blijven nog wel zichtbaar. 

Nieuw documenttype: Audio

Type bestanden met enkel Audio, zoals mp3 , werden voorheen enkel ondersteund als een Film variant (mp4) of als onderdeel van het documentsoort Tech. Vanaf deze release is het documenttype Audio beschikbaar, met het bestandstype:

• MP3

Als er andere audio bestandstypes zijn, die gebruikt worden bij specifieke opleidingen, dan krijgen wij hier graag melding van via onze Servicedesk. 

MP3 (audio) support ingebouwd

Oplevermoment:	2020R6
Onderwerp:	Niet-annoteerbare bestanden

In het verleden werd er in het nakijkscherm van I&B niets getoond wanneer een document niet omgezet kon worden. Dit gebeurde slechts incidenteel. Maar bij het toevoegen van de nieuwe document categorie Audio is er een nieuwe situatie ontstaan, omdat MP3 bestanden per definitie niet omgezet kunnen worden, en het "lege" scherm hierdoor vaker getoond zou worden. Dit hebben we opgelost door een nette melding te tonen in deze situatie, met een knop om het ingeleverde werk te downloaden:

 

 

 

In te leveren bestanden moeten een unieke naam krijgen

Oplevermoment:	2020R6
Onderwerp:	Invoervalidatie op document slots toevoegen

In verband met problemen tijdens de achtergrond verwerking moeten nieuwe configuraties unieke documentnamen hanteren. Dit wordt in de dialoog ook duidelijk aangegeven:

 

 

 

 

Ondersteuning van grote sets aan ingeleverde documenten

Oplevermoment:	2020R6
Onderwerp:	Omgaan met grote sets aan ingeleverde documenten

In sommige gevallen kwam het voor dat men meer documenten in een nakijksessie moest nakijken dan dat er ruimte was binnen de tabs. Er is nu ondersteuning ingebouwd om meer documenten binnen een nakijksessie te zien. Zodra er meer dan 5 documenten in een sessie beschikbaar zijn, worden de documenten opgesplitst in sets van 5. Hierdoor kan men door de documenten heen klikken, waarbij het nog steeds duidelijk blijft welke documenten er beschikbaar zijn.

 

Foutmelding starten I&B activiteit door backoffice

Bij het starten van een I&B activiteit door een backoffice rol (beheerder, coördinator, ondersteuner) die wel een rol in de activiteit heeft maar geen inleveraar is, trad er een security fout op. Dit probleem is verholpen.

Verbeteren "niet afronden indien onvoldoende"

In een I&B activiteit template kan geconfigureerd worden dat de activiteit niet afgerond mag worden als het resultaat onvoldoende is. De controle hierop bij het afronden van een I&B activiteit is in juli 2020 uitgeschakeld omdat het te vaak gebeurde dat de resultaten nog niet bekend waren in OnStage omdat er nog wat achtergrond verwerking plaatsvond. De gebruiker kreeg dan een onterechte foutmelding bij het afronden.

Deze controle is nu hersteld met één toevoeging: Als het resultaat nog niet bekend is in OnStage dan wordt dat resultaat direct opgevraagd bij GradeTools om te controleren of het resultaat voldoende is.

Verversen I&B activiteit klapt alle activiteiten open

Het verversen van een I&B activiteit, door middel van de knop ""Ververs dossieractiviteit", had tot gevolg dat alle activiteiten opengeklapt werden. Dit probleem is verholpen.

Verwijderen verplichte domein selectie in I&B configuratie

Voor het opvragen van de I&B configuraties bij de basisgegevens zijn geen domein of opleiding meer nodig. De I&B configuraties van de school worden direct geladen bij het openen van het scherm.

Deze verandering zorgt er voor dat de beheerder nu direct kan zoeken op een configuratie zonder eerst te moeten weten in welk domein of opleiding een configuratie gekoppeld was.

Er kan nog steeds een bibliotheek worden gekozen om de selectie kleiner te maken.

Procestemplates

In het kader van de verbeteringen voor gebruik van I&B in het voortraject is een wijziging opgenomen in de opties voor het uitstelbaar maken van activiteiten in het voortraject.

Activiteit uitstelbaar per rol

Bij het configureren van een activiteit in een procestemplate is de 'Is uit te stellen' optie hernoemd naar 'Is uit te stellen door'. In plaats van een enkel vinkje dat aangeeft dat de activiteit uitstelbaar is, is het nu mogelijk om aan te geven welke rollen de activiteit mogen uitstellen. De rollen die beschikbaar zijn in deze lijst zijn: de beheerder en elke rol die aangevinkt is bij de 'Uitvoeren door' optie. Als bij 'Uitvoeren door' een rol wordt uitgevinkt dan wordt deze ook weggehaald bij de rollen die mogen uitstellen.

Voor een I&B activiteit template werkt het nagenoeg hetzelfde. De rollen die mogen uitstellen zijn afgeleid van de rollen die erboven zijn opgegeven bij de verschillende I&B rollen. Activiteit rollen mogen een activiteit niet uitstellen en zijn daarom niet beschikbaar in de lijst van rollen die mogen uitstellen.

Opmerking: Bij het leveren van deze functionaliteit voeren wij een conversie uit die de beheerder rol en alle actoren van de activiteit rechten geven om de activiteit uit te stellen. Dit is zichtbaar in de activiteit templates bij de 'Is uit te stellen door' optie en kan achteraf nog worden aangepast.

BPVO 

Aan de hand van enkele lopende implementaties voor onze BPVO koppeling en ontvangen feedback van onze huidige klanten zijn 2 verbeteringen geconstateerd in het BPVO validatie scherm. Deze zijn opgenomen in 2020R6 om er voor te zorgen dat de gebruikerservaring in dit scherm verbeterd wordt. Hieronder een overzicht van de verbeteringen.

Verbetering in bepaling problematische POK

Een BPVO bericht met de status afgerond of geannuleerd werd onterecht als problematisch gezien. Een BPVO bericht wordt nu alleen als problematisch gezien in onderstaande situaties:

• de aanvraagstatus is afgerond en de status in het externe systeem is niet ondertekend,
• de aanvraagstatus is geannuleerd en de status in het externe systeem is beëindigd / afgemeld / afgewezen, 
• de aanvraagstatus is niet afgerond of geannuleerd en de status vanuit het externe systeem is hoger dan de schoolinstelling 'Maximale SIS validatie status'.

Dubbel tonen berichten in BPVO validatie scherm

Het is tegenwoordig mogelijk dat er meerdere BPVO berichten in een Overeenkomstgegevens activiteit staan. Hierbij ontstond er een fout op het BPVO validatiescherm, waardoor BPVO berichten dubbel getoond werden. Dit probleem is verholpen.

Dossier

In het kader van onze verbeteringen voor I&B in het voortraject zijn tevens een aantal gerelateerde verbeteringen in het dossier zelf geïdentificeerd en meegenomen in 2020R6. Daarnaast is in het kader van feedback vanuit onder andere het digitaal ondertekenen in OnStage een uitbreiding doorgevoerd in onze mail historie. Hieronder een overzicht van de opgenomen wijzigingen.

Coördinator en ondersteuner zien I&B documenten niet

Medewerkers die alleen aan het dossier waren gekoppeld met een coördinator of ondersteuner rol konden documenten in een activiteit niet zien als daar een zichtbaarheidsregel op geconfigureerd was. Dit probleem is verholpen.

Document niet direct verwijderen

Na een datakopie worden alle documenten vervangen met hetzelfde dummy document. Als op de OnStage testomgeving dit dummy document werd verwijderd dan was dit document niet meer beschikbaar in de cloud en kon daardoor niet meer worden bekeken.

Dit probleem is verholpen als onderdeel van onze ontwikkeling van overnemen van activiteitgegevens voor Inleveren en Beoordelen. Wij maken daar ook gebruik van één document op meer plekken koppelen en hebben daarom dit issue meegenomen in deze oplossing.

Afbeeldingen in bijlagen in mailhistorie

Bij het versturen van mail met bijlagen werden eventuele afbeeldingen in bijlagen niet opgeslagen en in de mailhistorie ontbraken de afbeeldingen in de bijlagen. Dit is nu aangepast zodat afbeeldingen in bijlagen wel opgeslagen worden en zichtbaar zijn in de mailhistorie.

Direct afbreken activiteit verbeterd

Als in het begeleidingstraject een activiteit werd toegevoegd en direct weer werd afgebroken dan trad een fout op. Dit probleem is verholpen.

Relatiebeheer (O4B)

Alhoewel Relatiebeheer O4B geen hoofd onderwerp was voor deze release zijn er een aantal verbeteringen geconstateerd die wij als onderdeel van deze release mee konden nemen. Deze hebben vooral raakvlak met een issue bij het opvragen van de O4B status in het dossier en onze lopende ontwikkelingen voor de Stagemonitor integratie. Hieronder een overzicht van de wijzigingen die hiervoor zijn opgenomen.

O4B status vaker opvragen

Wij ontvingen vaker feedback dat een OnStage4Business gebruiker in het dossier gemarkeerd stond als enkel uitgenodigd en dat direct na klikken op de gebruiker deze direct als Actief getoond werd. Dit kwam omdat pas op dat moment de huidige status van de OnStage4Business werd opgevraagd. De initiële informatie was hierdoor verwarrend en werd vaak zelfs als verstorend ervaren. 

De accountstatus van OnStage4Business contactpersonen wordt nu automatisch opgevraagd bij het openen en verversen van het dossier, in plaats van bij het openen van de accountinformatie op de info tab. Deze informatie wordt alleen opgevraagd als het account nog niet geverifieerd is. Voor gedetailleerde OnStage4Business accountinformatie kan nog steeds op de contactpersoon op de info tab worden geklikt.

O4B status error bij veranderd e-mail adres

Voorheen als een contactpersoon met een OnStage4Business account een e-mailadres had die niet bekend was in Identity dan werd een foutmelding getoond. Dit issue is verholpen en een contactpersoon kan nu weer correct een ander e-mail adres hebben dan waarvoor deze is uitgenodigd voor OnStage4Business.

Als het gewenst is dat de persoon wordt uitgenodigd voor OnStage4Business met een ander e-mail adres dan kan dit volgens de procedure beschreven in onze Online Manual onder "Gebruikersbeheer contactpersonen". 

Dashboard toont ingediende organisaties niet

Organisaties die werden ingediend via OnStage4Business of Stagemonitor waren niet zichtbaar op het dashboard van de backoffice medewerkers en relatiebeheerders nadat de 1e vacature werd aangeboden door deze organisatie. Dit probleem is verholpen.