Vooruitblik deze en volgende release.

Digitaal ondertekenen

In deze release leveren we de eerste fase van digitaal ondertekenen op. Deze release is vooral bedoeld om onderwijsinstellingen op test kennis te laten maken met de digitaal ondertekenen functionaliteit van OnStage. Om te kunnen werken met digitaal ondertekenen heeft u het volgende nodig:

• Een bestaande Evidos (ondertekenen.nl) licentie. De credentials bij deze licentie moeten door onze servicedesk opgenomen worden in de tenant settings.
• Een mobiel telefoonnummer moet doorgegeven worden aan de servicedesk. Net zoals de mailtestreceiver is er met de introductie van digitaal ondertekenen nu een SMS-testreceiver om op test SMS codes te kunnen ontvangen.
• Voor testen van het tekenen van stageovereenkomsten door de tekenbevoegd persoon van een praktijkorganisatie is in deze release gebruik van het nieuwe bedrijvenportaal verplicht.

Neem bij interesse in het testen van digitaal ondertekenen contact op met de product manager van OnStage. Dit kan rechtstreeks of via de servicedesk. Het is daarnaast verstandig om na te vragen of het gebruik van de digitaal ondertekenen functionaliteit al past binnen de OnStage licentie van de onderwijsinstelling.

Dossier look-and-feel

In release 2018R5 hebben we het dossierscherm aangepakt. In deze (en toekomstige) releases blijven we kleinere aanpassingen doorvoeren. In deze release hebben we bijvoorbeeld de groene kopbalken vervangen door blauw. Dit is onder meer gedaan omdat het groen te overheersend was t.o.v. de stoplichtkleuren die in het dossier gebruikt worden. Daarnaast zorgde de nieuwe productkleur van het OnStage logo ervoor dat groen minder goed paste. De gekozen kleur is Xebic blauw.

In de komende releases zullen we onder meer nog de volgende veranderingen gaan doorvoeren:

• Knoppen in activiteiten passend binnen nieuwe stijl en nadruk op de meest logisch te gebruiken knop.
• Iconen waaronder stoplichten duidelijker maken en passend binnen nieuwe stijl.
• Notities en documententab gaan ook nog over op de nieuwe stijl.

Bedrijvenportaal

In het kader van rebranding van het nieuwe bedrijvenportaal naar de nieuwe OnStage stijl zijn er al verschillende teksten aangepast. Waar mogelijk is de term "bedrijvenportaal" al vervangen door nieuwe termen. Algemene beschikbaarheid van het nieuwe bedrijvenportaal zal afhankelijk zijn van het moment waarop de rebranding van het bedrijvenportaal is afgerond. Hier zal ook een nieuwe URL voor het bedrijvenportaal aan gekoppeld gaan worden.

 

Sprint 47-48

Vastgelopen dossiers door invalide gegevens in Stagemarkt vacature

Onderwerp	Vastgelopen dossiers door invalide Stagemarkt vacature
Scherm	Dossierscherm
Rollen	Alle

Bij het maken van een reservering voor een Stagemarkt vacature kon het gebeuren dat het dossier vastliep (de volgende stap werd niet gestart) als de Stagemarkt vacature invalide gegevens bevatte, zoals een ongeldig e-mail adres. Dit probleem is verholpen.

 

Foutmelding bij afronden sollicitatie activiteit

Onderwerp	Afronden Sollicitatie activiteit
Scherm	Dossierscherm
Rollen	Alle

Bij het afronden van een sollicitatie activiteit kon er een foutmelding optreden dat de datum niet goed opgeslagen kon worden. Dit probleem is verholpen.

 

Drop-down invoervelden kappen tekst af

Onderwerp	Drop-down invoervelden
Scherm	Alle
Rollen	Alle

In drop-down invoervelden kon de tekst afgekapt worden. Dit probleem is verholpen.

 

Externe opleidingsnamen (de)activeren

Onderwerp	Externe opleidingsnamen
Scherm	Externe opleidingsnamen
Rollen	Beheerders

De externe opleidingsnamen bij de basisgegevens konden niet mee (in)actief gemaakt worden. Dit probleem is verholpen.

 

Dubbele dossiers bij meest recente dossiers van organisatie

Onderwerp	Recente dossiers van organisatie
Scherm	Organisaties
Rollen	Relatiebeheerders

Bij de recente dossiers van een organisatie konden dossiers soms dubbel getoond worden. Dit probleem is verholpen.

 

Organisatie toevoegen zonder postcode bij vastleggen zelfgevonden vacature

Onderwerp	Organisatie invoeren bij vastleggen zelfgevonden vacature
Scherm	Vastleggen zelfgevonden vacature
Rollen	Alle

Als er een organisatie naam en huisnummer werd opgegeven, maar geen postcode, dan trad er een foutmelding op. Dit probleem is verholpen.

 

Foutmelding in Begeleidingsdossier rapportage

Onderwerp	Begeleidingsdossier rapportage
Scherm	Dossier(s)
Rollen	Alle

In de rapportage Begeleidingsdossier werd een foutmelding getoond in de informatie van Zoeken activiteiten. Dit probleem is verholpen.

 

Proces template rapportage met I&B activiteiten

Onderwerp	Proces template rapportage
Scherm	Proces templates
Rollen	Beheerders en Key users

De proces template rapportage werkte niet altijd goed als er Inleveren & Beoordelen activiteiten in voorkwam. Dit probleem is verholpen.

 

Annuleren dossier onterecht uitgegrijsd

Onderwerp	Dossier annuleren
Scherm	Dossierscherm
Rollen	Alle

Als het anuleren van een dossier werd gestart en direct daarna werd afgebroken, dan was Annuleren daarna in het menu onterecht uitgegrijsd. Dit probleem is verholpen.

 

Mailtemplates bewerken

Onderwerp	Mailtemplates bewerken d.m.v. klikken op de regel
Scherm	Mailtemplates scherm
Rollen	Backoffice

Mailtemplates kunnen nu ook bewerkt worden door op de regel te klikken.

 

Sprint 45-46

Schoolvestigingsreferentie in aanmeldingsservice en studentenimport

Onderwerp	Schoolvestigingsreferentie in aanmeldingsservice en studenten import
Scherm	Self service portaal
Rollen	Functioneel beheerders

In de aanmeldingsservice en de studentenimport zou je zowel de naam als de referentie van de schoolvestiging moeten kunnen gebruiken, maar dit werkte alleen goed als de naam werd opgegeven. Dit probleem is verholpen. Vanaf R6 worden schoolvestigingen ook goed verwerkt als de referentie wordt opgegeven.

  

Contactgegevens worden overgenomen als optie aan staat bij template

Onderwerp	Contactgegevens worden overgenomen als optie aan staat bij template
Scherm	Contactgegevens activiteit in voortraject template
Rollen	Functioneel beheerders, Key-users en backoffice medewerkers

Bij het configureren van een contactgegevens toevoegen activiteit in het voortraject was er een optie om bij het annuleren van een dossier de gegevens en eventueel de status mee te nemen naar het volgend dossier. Deze optie werkte niet goed. Vanaf heden is dit verholpen en zullen de contactgegevens gewoon mee genomen worden indien geconfigureerd.

 

Performance verbetering organisatie import

Onderwerp	Organisatie import
Scherm	Self service portaal
Rollen	Functioneel beheerders

Bij een import van nieuwe organisaties (niet bestaande) kon de verwerking langer duren dan normaal. Dit probleem is verholpen.

 

Begeleidingsgroep vestiging

Onderwerp	Begeleidingsgroep vestiging
Scherm	Aanmaken begeleidingsgroep en instellingen begeleidingsgroep
Rollen	Begeleidingsgroepbeheerders

Bij het aanmaken of aanpassen van een begeleidingsgroep kon er altijd een vestiging worden geselecteerd, voor scholen met maar één vestiging is dit nu niet meer mogelijk.

 

I&B beheerder in gezamenlijk nakijken

Onderwerp	I&B beheerder rol
Scherm	Stagedossier
Rollen	I&B beheerders

De rol die als beheerder in een I&B activiteit is geconfigureerd had niet altijd beheerdersrechten in I&B activiteiten met gezamenlijk nakijken. Dit probleem is verholpen.

 

Link naar begeleidingsgroep vanuit dossier

Onderwerp	Link naar begeleidingsgroep vanuit dossier
Scherm	Dossier(header)
Rollen	Backoffice

De naam van de begeleidingsgroep in de header op het dossierscherm is nu een linkje naar de begeleidingsgroep, alleen voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor het begeleidingsgroepenscherm.

 

Sprint 43-44

Digitaal ondertekenen configuratie

Onderwerp	Configureren digitaal ondertekenen als uitbreiding op een I&B activiteit.
Scherm	Activiteittemplate binnen een procestemplate
Rollen	Functioneel beheerders en Key-users.

Als digitaal ondertekenen is aangezet voor een onderwijsinstelling kan bij een I&B activiteit in de template aangegeven worden of er sprake is van digitaal ondertekenen van ingeleverd werk of van het beoordelingsformulier.

Hierin kan opgegeven worden of ingeleverde documenten, het beoordelingsformulier of beide digitaal ondertekend moet worden.

Omdat digitaal ondertekend moet worden. Moet opgegeven worden welke rollen moeten ondertekenen in welke volgorde. Per Rol kan aangegeven worden of na inloggen (Step 1 van 2-step authenticatie) gebruik gemaakt wordt van SMS validatie of Ondertekening met stylus/pen/muis.

Digitaal ondertekenen in het dossier

Onderwerp	Digitaal ondertekenen na I&B poging
Scherm	Dossier - I&B activiteit
Rollen	Alle rollen die met digitaal ondertekenen in aanraking komen.

Als vervolg op inleveren en eventueel beoordelen van een document kan er digitaal ondertekend worden. De logica wanneer (automatisch) digitaal ondertekenen gestart wordt is als volgt:

• Alleen ingeleverd werk: Nadat bij een poging waarbij is aangegeven dat er sprake is van een beoordeling die als voldoende is aangemerkt.
• (In ieder geval) Het beoordelingsformulier: Na elke poging wordt er ondertekend.
• Als niet bekend is of een poging met een voldoende of onvoldoende is aangevinkt wordt het aan de beoordelaar overgelaten of er digitaal ondertekend moet gaan worden.
• Als er alleen ingeleverd moet worden start het direct inleveren automatisch na het inleveren.

Voor digitaal ondertekenen ontvangen ondertekenaars in volgorde van ondertekening steeds een email met (op dit moment) een hyperlink naar het dossier waar de knop "Digitaal ondertekenen" beschikbaar is.

Nadat de eerste ondertekenaar ondertekend heeft krijgt de tweede ondertekenaar een mail met uitnodiging om digitaal te ondertekenen. Als alle partijen ondertekend hebben ziet het scherm er als volgt uit:

De digitaal ondertekende documenten zijn nu te selecteren en kunnen gedownload worden. Dit is noodzakelijk omdat de ondertekening op dit moment nog niet goed zichtbaar is als de PDF in de browser geopend wordt. Ook kan de transactielog bekeken worden. Hierin is zichtbaar welke ondertekenaars op welk moment actie ondernomen hebben.

Natuurlijk wordt ook het proces ondersteund als een ondertekenaar weigert te ondertekenen. In dat geval wordt er normaliter een nieuwe poging in I&B gestart.

Begeleiderrol namen met kleine letters in toewijzen begeleider massa actie dialoog

Onderwerp	Begeleiderrol notatie in toewijzen begeleider dialoog
Scherm	Toewijzen begeleider massa actie dialoog
Rollen	Functioneel beheerders, key-users, begeleidingsgroep beheerders

De begeleiderrol namen in het dialoog werden in het 2e scherm, met notificatie opties, met kleine beginletter geschreven. Dit veroorzaakte een foutieve notatie voor rollen die beginnen met een afkorting waarvan meerdere letters met een hoofdletter zijn geschreven. Om dit probleem te verhelpen zijn de rollen nu volledig in kleine letters geschreven op dit scherm.

Pasfoto's te breed

Onderwerp	Pasfoto te breed waardoor de lay-out van het scherm niet meer klopt
Scherm	Alle schermen met klein en standaard pasfoto formaat
Rollen	Alle

Pasfoto's met een klein of standaard formaat hadden geen maximale breedte. Hierdoor kon het gebeuren dat een erg brede pasfoto de lay-out van het scherm om zeep hielp. Deze pasfoto's hebben nu een maximale breedte die in verhouding staat met de lengte van de pasfoto.

Schooljaar koppelen aan begeleidingsgroep

Onderwerp	Schooljaar is nu optioneel in te stellen voor begeleidingsgroepen
Scherm	Begeleidingsgroep instellingen en mailtemplate
Rollen	Functioneel beheerders, key-users, begeleidingsgroep beheerders

Schooljaren kunnen nu optioneel aan een begeleidingsgroep gehangen worden. Schooljaar is nu ook een mailmerge variabele onder het kopje stageperiode voor mailtemplates.

Wijzigen overeenkomstgegevens stap in dossier

Onderwerp	Overbodig toevoeging van wijzigen overeenkomstgegevens stap na wisselen inschrijving
Scherm	Dossier
Rollen	Functioneel beheerder, key-user, alle dossierrollen

Na het wisselen van een dossierinschrijving werd altijd een 'Wijzigen overeenkomstgegevens' stap toegevoegd aan het dossier. Deze stap zal nu alleen nog worden toegevoegd als in de begeleidingsgroep instellingen de instelling 'BRON koppeling' is aangezet. Deze instelling is alleen zichtbaar voor MBO scholen.

Aanmaken logboek

Onderwerp	Aanmaken logboek bij starten overeenkomstgegevens stap
Scherm	Dossier
Rollen	Functioneel beheerder, key-user, dossierrollen van activiteit

Bij het starten van een overeenkomstgegevens vastleggen stap kon het gebeuren dat er al een logboek werd aangemaakt voor de student. Dit zal vanaf nu pas gebeuren bij het afronden van de overeenkomstgegevens stap of bij het starten van het begeleidingstraject.

 

Fout bij versturen POK

Onderwerp	Foutmelding bij versturen POK bericht
Scherm	POK validatie scherm
Rollen	Onderwijsadministratie

Bij het versturen van een POK trad er een technische foutmelding op sinds de laatste sprintoplevering naar de testomgeving. Deze foutmelding is verholpen.

   

Pasfoto's via webservices/SSP

Onderwerp	Pasfoto's via webservices/SSP
Scherm	Alle
Rollen	Alle

De pasfoto's die via de webservices en imports werden aangeleverd werden niet goed verwerkt door OnStage. Dit probleem is verholpen.

 

Reserveringen in sollicitatie activiteiten

Onderwerp	Reserveringen in sollicitatie activiteiten
Scherm	Dossierscherm
Rollen	Alle

Bij gebruik van de sollicitatie stap kon het soms gebeuren dat een reservering niet goed gemaakt werd bij het afronden. Hierna gaf het dossier een foutmelding. Dit is een probleem wat al een tijdje speelde en waar we nu een oorzaak voor hebben gevonden en verholpen.

 

Datum bij geannuleerde dossiers

Onderwerp	Datum bij geannuleerde dossiers
Scherm	Dossierscherm
Rollen	Alle

Bij geannuleerde dossiers klopte de datum waarop het dossier geannuleerd was niet. De datums werden wel goed opgeslagen maar werden vervolgens 1 maand in het verleden getoond. Dit probleem is verholpen.

 

Inschrijvingen voor inactieve opleidingen bij toevoegen aan begeleidingsgroep

Onderwerp	Inschrijvingen voor inactieve opleidingen bij toevoegen studenten aan begeleidingsgroep
Scherm	Studenten toevoegen aan begeleidingsgroep
Rollen	Alle

In het dialoogje om studenten aan een begeleidingsgroep toe te voegen werden inschrijvingen getoond voor inactieve opleidingen. Dit probleem is verholpen.

 

Extra opmaak mogelijkheden omschrijving vacature

Onderwerp	Extra opmaakmogelijkheden bij omschrijving vacature
Scherm	Vacature details
Rollen	Backoffice

In de editor om de omschrijving van een vacature vast te leggen zijn nu wat extra opmaakmogelijkheden, zoals het maken van linkjes.

  

Samenwerkingsverband bij vacatures

Onderwerp	Samenwerkingsverband bij vacatures
Scherm	Vacature details
Rollen	Backoffice

Het samenwerkingsverband bij een vacature kon voorheen alleen bij het aanmaken opgegeven worden. Dit veld is nu ook bij bestaande vacatures te wijzigen.

 

Link naar Leerbedrijf informatie aangepast

Onderwerp	Leerbedrijf informatie opvragen
Scherm	Organisatie details
Rollen	Relatiebeheerders

De URL voor het opvragen van leerbedrijf informatie van Stagemarkt is gewijzigd. Wij hebben dit nu ook aangepast in OnStage.

 

Integratierapport toont irrelevante meldingen

Onderwerp	Integratierapport
Scherm	---
Rollen	Functioneel beheerders

De integratie rapportage toonde irrelevante meldingen. Dit probleem is verholpen.

 

Google maps integratie

Onderwerp	Google maps
Scherm	Vacaturebank, matching, studentlocator, organisaties samenvoegen
Rollen	Diverse

Het Google maps kaartje op diverse schermen gaf een foutmelding. Dit probleem is verholpen.

 

Verschillende beoordelaars in 4-ogen template

Onderwerp	I&B template configuratie
Scherm	Process templates
Rollen	Backoffice

Het was voorheen mogelijk om dezelfde rol als de eerste, tweede, en derde beoordelaar te configureren in een I&B activiteit template met 4-ogen. Dit kan nu niet meer geconfigureerd worden.

 

Sprint 41-42

Kleur logo OnStage

Onderwerp	Alle OnStageschermen (menubalk)
Scherm	Alle schermen
Rollen	Alle rollen

In het kader van het verfrissen van de logokleuren van onze applicatie is de logokleur van OnStage aangepast. Omdat deze kleur niet geschikt is om als steunkleur te dienen zijn op verschillende plaatsen in OnStage de groene balken vervangen door balken in de kleur Xebic blauw.

Kenmerkgroepen beheren

Onderwerp	Kenmerkgroepenbeheerscherm
Scherm	Kenmerkgroepen
Rollen	Functioneel beheerder, key-user

Kenmerken waren in eerste instantie een groepering op kenmerken. Vanwege de gewenste doorontwikkeling op kenmerken (onder andere meertaligheid en gebruik van kenmerken in dossiers) is het noodzakelijk om kenmerkgroepen te definiëren.

Kenmerkgroepen kunnen vanaf nu worden beheerd vanaf een nieuw scherm. Het 'Kenmerkgroepen' scherm is te vinden onder de nieuwe groep 'Kenmerk' bij de basisdata.

Op het kenmerkgroepen scherm kunnen groepen worden toegevoegd, aangepast of verwijderd. Kenmerkgroepen kunnen worden gekoppeld op school-, domein-, of opleidingsniveau. Als geen domein of opleiding is geselecteerd dan wordt de groep op schoolniveau toegevoegd, als een domein is geselecteerd dan op domeinniveau en als er ook een opleiding is geselecteerd dan wordt de groep toegevoegd op opleidingsniveau.

Per kenmerkgroep kunnen de volgende eigenschappen worden opgegeven:

• Actief of inactief
• Naam
• Engelse naam
• Kenmerktype
• Kleur van de kenmerkgroep
• Externe referentie

In het kenmerkenscherm kan nu een voorgedefinieerde kenmerkgroep aan een kenmerk worden gekoppeld. Het is alleen mogelijk om een kenmerkgroep te koppelen dat aan dezelfde organisatie-eenheid (school/domein/opleiding) is gekoppeld als het kenmerk.

Als er nog geen kenmerkgroep aan een kenmerk is gekoppeld zullen automatisch kenmerkgroepen gegenereerd worden, anders zal van het kenmerkgroeplabel een kenmerkgroep aangemaakt worden. Het is raadzaam om op productie zelf al kenmerkgroepen aan te maken voor de oplevering van 2018R6 naar productie om ervoor te zorgen dat de conversie gelijk het gewenste resultaat oplevert.

In OnStage 2018R6 zullen alleen nog de nederlandse benamingen van kenmerkgroepen getoond worden. In 2019R1 zal dit taalafhankelijk worden.

 

Kenmerken bij kenmerkgroepen

 

Onderwerp	Kenmerkbeheerschermen aanpassingen
Scherm	Organisatie kenmerken, vacature kenmerken, contactpersoon kenmerken, student kenmerken, dossier kenmerken
Rollen	Functioneel beheerder, key-user

De bestaande kenmerkschermen bij de basisdata zijn gegroepeerd onder de nieuwe categorie 'Kenmerk'. De namen van de kenmerkschermen zijn als volgt hernoemd:

• Kenmerken organisatie -> Organisatie kenmerken
• Kenmerken vacature -> Vacature kenmerken
• Kenmerken contactpersoon -> Contactpersoon kenmerken
• Kenmerken student -> Student kenmerken
• Dossier kenmerken -> Dossier kenmerken

Daarnaast zijn er op de schermen zelf enkele wijzigingen doorgevoerd. Het is niet meer mogelijk om de kenmerken naar domein- of schoolniveau te verplaatsen, deze functionaliteit wordt verplaatst naar het kenmerkgroepenbeheerscherm.

Het veld om een naam op te geven van de kenmerkgroep is vervangen met een lijst van bestaande kenmerkgroepen. Een kenmerk kan dus alleen nog worden gekoppeld aan een bestaande kenmerkgroep. De groepen waaraan een kenmerk kan worden gekoppeld zijn gelijk aan het niveau en het type van een kenmerk; een vacature kenmerk kan alleen worden gekoppeld aan een kenmerkgroep van het type vacature. Als de kenmerkgroep is aangemaakt op opleidingsniveau dan zal deze niet beschikbaar zijn voor een kenmerk die op domein niveau wordt aangemaakt.

Kenmerken hebben zelf geen kleuren meer, deze worden nu op kenmerkgroep niveau beheert. 

In deze sprint is het nog mogelijk om een kenmerk te koppelen aan een kenmerkgroep die aan een andere organisatie-eenheid is gekoppeld. Dit levert echter incorrecte situaties op. In de volgende sprint zal dit niet meer mogelijk zijn.

In OnStage 2018R6 zullen alleen nog de nederlandse benamingen van kenmerken getoond worden. Ook zal in deze release de zichtbaarheid nog niet toegepast worden. Beide aspecten zullen in 2019R1 beschikbaar komen.

Word wrap in rapportages

Onderwerp	Rapportages
Scherm	Alle schermen met rapportages
Rollen	Alle

In rapportages werden lange teksten niet meer afgebroken en over meerdere regels getoond, maar op één regel, waarbij een gedeelte van de tekst niet zichtbaar was. Dit probleem is verholpen.

 

Verkeerde maand in dossier annuleringsdatums

Onderwerp	Dossier annulering
Scherm	Dossierscherm
Rollen	Alle

In geannuleerde dossiers werd de datum waarop het dossier is geannnuleerd één maand in het verleden getoond. Dit probleem is verholpen. Onderhuids werd in OnStage altijd al de juiste datum opgeslagen.

 

Inschrijvingen voor inactieve opleidingen in dialoog om studenten aan begeleidingsgroep toe te voegen

Onderwerp	Inschrijvingen voor inactieve opleidingen
Scherm	Studenten toevoegen aan begeleidingsgroep
Rollen	Backoffice

In het dialoog om studenten toe te voegen aan een begeleidingsgroep werden ook inschrijvingen getoond voor inactieve opleidingen. Dit probleem is verholpen.

 

Extra opmaakmogelijkheden vacature omschrijving

Onderwerp	Vacature omschrijving
Scherm	Vacature details
Rollen	Backoffice

De editor voor de omschrijving van een vacature heeft nu dezelfde opmaakmogelijkheden als de editor voor de instructietekst in proces templates. Er kunnen nu bijvoorbeeld linkjes in de omschrijving opgenomen worden.

Sprint 37-38

Weergave namen studenten, medewerkers en contactpersonen

Onderwerp	Namen van personen
Scherm	Dossierscherm, dossieroverzichten
Rollen	Alle

De weergave van namen is aangepast. Deze aanpassing is noodzakelijk omdat voornamen en voorletters niet meer verplicht zijn. Hierdoor voldeed de oude notatie niet meer.

Op dossierschermen en op dossieroverzichten worden namen voortaan standaard als volgt getoond:

Als er in een dossierscherm gesorteerd wordt op voornaam van de student dan worden studentnamen als volgt getoond: