Vooruitblik 2018R6

De nieuwe documententab zal niet beschikbaar komen in 2018R5. We waren nog niet tevreden over een aantal aspecten van dit scherm. In 2018R6 zal dit scherm terugkomen, waarbij we nog een aantal aanpassingen zullen gaan doorvoeren.

Ook de mijlpalentab in de begeleidingsgroep en de mijlpalen op de info-tab hebben deze release niet gehaald en zullen in een volgende release terugkomen.

De technische voorbereidingen voor het breed beschikbaar maken van het nieuwe bedrijvenportaal zijn afgerond. Hierbij is gebleken dat een aantal schermen nog aangepast moeten worden. Naar verwachting zal het nieuwe bedrijvenportaal daarom vanaf 2018R6 uitgerold gaan worden.

Kenmerken en de zichtbaarheid zal in 2018R6 worden ingevoerd. Door technische complicaties bleek het niet mogelijk dit in 2018R5 te realiseren.

Sprint 35-36 (2)

Meldingenscherm bij inloggen

Onderwerp	Meldingenscherm
Scherm	Dashboard
Rollen	Alle gebruikers

Vanaf deze release kan de servicedesk van Xebic meldingen in OnStage publiceren die voor alle gebruikers zichtbaar zullen zijn. Dit scherm zal gebruikt worden om grote functionele wijzigingen aan te kondigen, maar ook om geplande down-time aan te kondigen voor alle gebruikers. Initieel zal elke gebruiker die inlogt in OnStage vanaf 2018R5 een melding zien met een korte uitleg over het redesign van het dossierscherm.

De Xebic Servicedesk zal bij elke melding een geldigheid met start- en einddatum opgeven. Een gebruiker kan zelf beslissen om een melding niet meer te zien door het vakje "Deze melding niet meer tonen" aan te vinken.

Vereenvoudiging configuratie Inleveren & Beoordelen

Onderwerp	Beoordelingsopties in Inleveren en Beoordelen
Scherm	Basisgegevens | Inleveren & Beoordelen configuratie
Rollen	Toetsontwikkelaar, Key-user, Functioneel beheerder

De configuratie opties voor de beoordelingswijze is sterk vereenvoudigd. Hierbij kennen we alleen nog maar de volgende opties:

1. Alleen inleveren
2. Inleveren met Feedback
3. Inleveren met Beoordeling (zonder beoordelingsformulier)
4. Inleveren met Beoordeling en beoordelingsformulier

De beslissing dat de assessor annotaties kan plaatsen maakt geen onderdeel meer uit van de beoordelingswijze, maar is nu alleen afhankelijk van de licentie die de onderwijsinstelling heeft afgenomen bij Xebic. De assessor neemt dus zelf de beslissing.

Configuraties worden als volgt geconverteerd:

1. Alleen inleveren -> Alleen inleveren
2. Accepteren -> Inleveren met Feedback
3. Beoordelen en bekijken -> Inleveren en beoordelen
4. Beoordelen en feedback -> Inleveren en beoordelen
5. Beoordelen met formulier en bekijken -> Inleveren en beoordelen met formulier
6. Beoordelen met formulier en feedback -> Inleveren en beoordelen met formulier

De mogelijkheden voor de assessor zijn ook meer gelijkgetrokken:

	Plagiaatscan	Annoteren op ingeleverd werk	Algemene Feedback	Uploaden document door assessor	Beoordeling op basis van grondslag	Beoordelings- formulier
Inleveren	Afhankelijk van  Licentie	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
met Feedback	Afhankelijk van  Licentie	Afhankelijk van  Licentie	Ja	Ja	Nee	Nee
Met Beoordeling	Afhankelijk van  Licentie	Afhankelijk van  Licentie	Ja	Ja	Ja	Nee
Met Beoordeling en formulier	Afhankelijk van  Licentie	Afhankelijk van  Licentie	Ja	Ja (Niet bij 4-Ogen)	Ja	Afhankelijk van Licentie (Verplicht bij 4-Ogen)

 

Triggers configuratie

Onderwerp	Triggers configuratie in activiteit templates
Scherm	Activiteit template details
Rollen	Functioneel beheerders, Key-users

De triggers in activiteit templates zijn nu opgesplitst in Notificatietriggers en Zichtbaarheidstriggers:

 

Begeleidingsgroepdocumenten

Onderwerp	Zichtbaarheid begeleidingsgroepdocumenten
Scherm	Dossierscherm
Rollen	Alle

Bij begeleidingsgroepdocumenten kan opgegeven worden voor welke rollen een document zichtbaar is. Deze documenten werden nog niet voor alle rollen in het dossier getoond. Dit probleem is verholpen.

Plagiaatscan link onderhuids altijd beschikbaar

Onderwerp	I&B  uploaden documenten die door plagiaatscan moeten
Scherm	Dossier I&B activiteit na afronden inleveren/beoordelen
Rollen	Personen die toegang hebben tot plagiaatscan

Onderhuids heeft OnStage na afronden van inleveren / beoordelen in een I&B activiteit in alle situaties dat een plagiaatscan aangevraagd is nu de informatie om de plagiaatscan op te halen.

We streven ernaar om dit voor de oplevering van 2018R5 ook nog zichtbaar te maken in de I&B activiteit.

Eerstmogelijke aanmeldmoment voor begeleidingsgroep

Onderwerp	Begeleidingsgroep openstellen voor studenten vanaf bepaald tijdstip
Scherm	Dashboard studenten
Rollen	Studenten

De bepaling van het moment waarop een begeleidingsgroep opengezet werd voor studenten werd niet correct bepaald.

Sprint 35 - 36 (1)

Dossier look-and-feel

Onderwerp	Dossier look-and-feel
Scherm	Dossier, infotab, activiteitentab en documententab
Rollen	Alle gebruikers

Met ingang van 2018R5 introduceren we een opgefrist uiterlijk van het OnStage dossier. Belangrijke aspecten zijn:

• Nieuwe kleurstellingen waardoor teksten beter leesbaar zijn.
• Informatietab, informatie wordt als cards getoond en waar mogelijk worden nu drie kolommen gebruikt in plaats van twee.
• Activiteitentab.
• Context links in de header. Alle navigatie, zowel tabs als knoppen rechts. Alleen belangrijkste knoppen altijd in beeld. Overige knoppen benaderbaar vanuit [meer] knop. Hier is ook altijd de infotekst bij elke knop zichtbaar.

Stagefondsrapportage HBO voor intern gebruik

Onderwerp	Uitbreiding stagefondsrapportage HBO voor intern gebruik
Scherm	Begeleidingsgroepdetails, dossier
Rollen	Begeleidingsgroepbeheerders en coördinatoren

De stagefondsrapportage voor HBO intern gebruik is uitgebreid met 3 kolommen met extra informatie over de laatste inventarisatie van het LeerbedrijfID:

• Laatst geïnventariseerd op
• Laatst geïnventariseerd door
• Laatste inventarisatie had resultaat

 

Organisatiekenmerken door relatiebeheerders

Onderwerp	Organisatiekenmerken vastgelegd door relatiebeheerders
Scherm	Organisaties - Details - Kenmerken
Rollen	Relatiebeheerders

Kenmerken die door gebruikers met alleen relatiebeheerder rechten waren vastgelegd waren daarna niet meer zichtbaar voor deze gebruikers. Dit is verholpen.

Checkboxen op docentendashboard en dossiers in begeleidingsgroepen

Onderwerp	Klikgebied voor checkboxen op docentendashboard en dossiers in begeleidingsgroepen groter maken
Scherm	Dossiers in begeleidingsgroepen, docentendashboard
Rollen	Docenten, begeleidingsgroepbeheerders, key-users, functioneel beheerders

Het klikgebied van de checkboxen van de genoemde schermen is vergroot. Dit zorgt ervoor dat de checkbox nog steeds wordt aangevinkt als er net naast de checkbox wordt geklikt.

Heropenen van activiteiten

Onderwerp	Heropenen van activiteiten houdt geen rekening met zichtbaarheidsregels
Scherm	Dossier
Rollen	Functioneel beheerders, Key-users met recht om activiteiten te mogen heropenen en rollen gekoppeld aan de activiteit

Bij het heropenen van de activiteit werd geen rekening gehouden met de zichtbaarheidsregels die waren gekoppeld aan de activiteit. Daardoor kon het gebeuren dat een persoon met een rol waarvoor de inhoud van de stap verborgen was, alsnog de inhoud kon zien als de activiteit werd heropend. Dit probleem is nu verholpen.

Beheren vacature kenmerken door contactpersonen in (nieuwe) BedrijvenPortaal

Onderwerp	Beheren van vacature kenmerken door contactpersonen in (nieuwe) BedrijvenPortaal
Scherm	Aanpassen/aanmaken vacature
Rollen	Contactpersoon

 

Sprint 33 - 34

Taal van landen lijst

Onderwerp	Taal van landen lijst gelijk houden met taal van OnStage
Scherm	Studentenoverzicht, organisatieoverzicht, bezettingsoverzicht, matching, vacaturebank, dossier
Rollen	Key-users, functioneel beheerders

Als een gebruiker geen taalvoorkeur heeft ingesteld in OnStage dan valt OnStage terug op de taalinstelling van de browser. Bij het laden van de lijst met landen werd echter alleen gekeken naar de taalvoorkeur in OnStage en niet naar de taalinstelling van de browser. Hierdoor kon het gebeuren dat bij een Nederlandse OnStage een Engelse lijst van landen werd getoond (of andersom).

Dossier zichtbaarheid voor externe contactpersonen

Onderwerp	Dossier zichtbaarheid voor externe contactpersonen
Scherm	Begeleidingsgroepinstellingen
Rollen	Begeleidingsgroepbeheerders, Key-users, functioneel beheerders.

De tijd dat een dossier zichtbaar blijft voor een externe contactpersoon nadat een dossier is afgerond kan nu ingesteld worden. Op de begeleidingsgroepsinstellingen is hiervoor het veld "Duur zichtbaarheid dossier na afronden voor externe contactpersonen" toegevoegd. Hier kan de tijd in maanden opgegeven worden. Deze is standaard 0. In dat geval blijft een dossier zichtbaar op het dashboard van de contactpersoon. Als er een duur is ingesteld zal na deze periode het dossier niet meer zichtbaar zijn op het dashboard van de contactpersoon.

 

Optionele activiteiten in voortraject kunnen blijven toepassen als begeleidingstraject nog niet aanwezig is

Onderwerp	Afgerond voortraject maar nog geen begeleidingstraject
Scherm	Dossier
Rollen	Iedereen met rechten op bepaalde acties in een dossier

In situaties dat het voortraject afgerond was, maar er nog geen begeleidingstraject aan de begeleidingsgroep gekoppeld was kon men niets meer aanpassen.

Het is nu mogelijk om optionele en adhoc activiteiten te starten in het voortraject als het voortraject al is afgerond maar er nog geen begeleidingstraject geconfigureerd is. Ook kan het dossier nu geannuleerd worden in dezelfde situatie.

 

Extra instelling op Vastleggen overeenkomstgegevens om afronden te blokkeren indien niet geaccrediteerd

Onderwerp	Vastleggen overeenkomstgegevens
Scherm	Activiteit template "Overeenkomst vastleggen Dossier activiteit "Overeenkomst vastleggen"
Rollen	Activiteit template: Functioneel beheerders, key-users Dossier activiteit: gebruikers die aan deze activiteit gekoppeld zijn.

Voor MBO instellingen is er nu een extra instelling in de activiteittemplate van "Overeenkomst vastleggen" genaamd "Afronden blokkeren indien niet geaccrediteerd". Als deze instelling aangevinkt is dan kan een "Overeenkomst vastleggen" activiteit niet afgerond worden als de accreditatie op de begindatum van het dossier niet in orde is. Functioneel beheerders en key-users kunnen in deze situatie nog wel steeds de activiteit afronden.

 

Geannuleerde I&B activiteiten heropenen

Onderwerp	Inleveren & Beoordelen activiteiten
Scherm	Dossier "Documenten inleveren en beoordelen"activiteit
Rollen	Functioneel beheerders, Key-users met recht om activiteiten te mogen heropenen

I&B activiteiten die geannuleerd zijn kunnen nu heropend worden door functioneel beheerders. Dit zal de huidige poging niet heropenen, maar er kan wel een nieuwe poging toegekend worden.

 

I&B configuratie wordt bepaald als de inleveraar begint met inleveren

Onderwerp	Bepaling toe te passen I&B configuratie bij beginnen met inleveren in I&B activiteit.
Scherm	Dossier "Documenten inleveren en beoordelen"activiteit
Rollen	Alle

De configuratie voor een I&B poging wordt nu pas bepaald op het moment dat de inleveraar op de knop "Begin met het inleveren van je bestanden" klikt. Op dat moment zal de I&B configuratie die op dat moment bij de begeleidingsgroep is geconfigureerd voor de betreffende activiteit gebruikt worden bij de (nieuwe) poging.

 

Triggers voor eigen I&B notificaties

Onderwerp	Triggers in Inleveren & Beoordelen activiteittemplate
Scherm	Activiteittemplate details
Rollen	Functioneel beheerders, key-users

In I&B activiteittemplates kunnen nu eigen notificaties via triggers geconfigureerd worden:

 

Als er geen eigen notificatie is opgegeven voor een trigger moment, maar de notificatie is wel aangevinkt, dan wordt het standaard systeembericht verstuurd.

Sprint 31 - 32

Uitgebreide stabiliteitsaanpassingen

Onderwerp	Onderhuidse stabiliteitsaanpassingen
Scherm	Alle
Rollen	Alle

We zijn uitgebreide stabiliteitsaanpassingen aan het doorvoeren die consequenties hebben voor heel OnStage. Bij fouten die optreden op onverwachte momenten/plaatsen verzoeken wij deze te melden bij de servicedesk. Liefst voorzien van schermprint en uitgevoerde stappen voordat de fout optrad.

Functioneel beheerder automatisch geautoriseerd

Onderwerp	Functioneel beheerders automatisch geautoriseerd
Scherm	Alle
Rollen	Functioneel beheerders

Als er een nieuwe opleiding wordt aangemaakt, via het basisgegevens scherm of via de webservice, dan worden alle functioneel beheerders van de school automatisch geautoriseerd voor de opleiding.

 

Scrolling probleem dossieroverzicht

Onderwerp	Scrolling probleem dossieroverzicht begeleidingsgroepenscherm
Scherm	Dossieroverzicht begeleidingsgroep
Rollen	Backoffice, functioneel beheerders, key users

Als het dossieroverzicht zo smal gemaakt werd dat er een horizontale scrollbalk verscheen, dan werden er geen dossier meer bijgeladen als je naar beneden scrollde. Dit probleem is verholpen.

 

I&B Sessie key voor beheerders

Onderwerp	Inleveren & Beoordelen activiteiten
Scherm	Statusscherm (i) bij inleverpoging tab in I&B activiteit in dossier
Rollen	Functioneel beheerders

Voor functioneel beheerders wordt de sessie key van een I&B sessie getoond in het statusdialoogje. Als er een probleem is met een I&B activiteit dan is deze sessie key nuttige informatie voor ons. Gelieve deze sessie key mee te sturen in meldingen m.b.t. I&B.

 

Schermen met uitgebreid tekstveld op Android

Onderwerp	Memo teksten
Scherm	Diverse plaatsen in OnStage
Rollen	Alle gebruikers

Het was na een update van Chrome op Android niet meer mogelijk om een scherm te openen dat (de mogelijkheid voor) opgemaakte tekstvelden bevatte. Dit is hersteld.

Aanpassingen rapportages

Onderwerp	PDF en Excel rapportages
Scherm	Diverse plaatsen in OnStage
Rollen	Alle gebruikers

De PDF rapportages hebben nu in de header het actuele OnStage logo.

Excel rapportages worden als xlsx gegenereerd waarbij ook de document eigenschappen gezet zijn zoals de persoon die het rapport heeft aangevraagd, moment van aanmaken en organisatie (onderwijsinstelling) waar de persoon toe behoort.

Privacy disclaimer voor medewerkers onderwijsinstelling

Onderwerp	Privacy disclaimer (AVG)
Scherm	Menubalk
Rollen	Alle gebruikers

De AVG privacy disclaimer die voor studenten al beschikbaar was, is nu ook beschikbaar voor medewerkers van de onderwijsinstelling.

Begeleidingsgroep aan andere org. eenheid

Onderwerp	Begeleidingsgroep naar andere organisatie eenheid
Scherm	Begeleidingsgroep instellingen
Rollen	Key-users, Functioneel beheerders

Het is nu mogelijk om na het aanmaken van een begeleidingsgroep deze alsnog aan een ander domein/opleiding te koppelen. Dit is natuurlijk afhankelijk van de rechten van de gebruiker.

Aanmelden voor begeleidingsgroep

Onderwerp	Aanmelden voor begeleidingsgroep
Scherm	Dashboard student
Rollen	Student

Er zat een fout in de logica in de bepaling van het eindmoment waarop een student zich kon aanmelden voor een begeleidingsgroep. Deze fout is hersteld.

Begeleidingsgroep koppelen aan vestiging

Onderwerp	Begeleidingsgroep koppelen aan vestiging
Scherm	Dashboard student, Begeleidingsgroep instellingen
Rollen	Backoffice, functioneel beheerders, key-users

Het is nu mogelijk om optioneel in de begeleidingsgroep instellingen en bij het aanmaken van een nieuwe begeleidingsgroep één vestiging te selecteren. Als een vestiging aan een begeleidingsgroep is toegewezen mogen alleen studenten waarvan de inschrijving (of de opleiding waaraan de inschrijving is gekoppeld) is gekoppeld aan dezelfde vestiging zich inschrijven voor de begeleidingsgroep. Voor andere  studenten is deze begeleidingsgroep dan ook niet zichtbaar. Tevens is er bij het toevoegen van studenten aan een begeleidingsgroep een filter optie toegevoegd waarbij gefilterd kan worden op vestigingen.

Studenten kunnen op twee manieren aan een vestiging gekoppeld zijn:

1. Via Webserviceintegratie waarbij de inschrijving van een student aan een vestiging gekoppeld wordt. Deze informatie wordt op dit moment door de meeste studentinformatiesystemen nog niet doorgegeven.
2. Door in het vestigingen basisgegevensscherm een vestiging te selecteren en deze aan één of meer opleidingen te koppelen. Deze wijze van koppelen is minder fijnmazig, maar kan wel altijd handmatig vastgelegd worden als de webservicekoppeling van studentinschrijvingen geen vestigingsinformatie aanlevert.

Als onderdeel van deze levering is er tevens voor elke onderwijsinstelling een standaard vestiging aangemaakt met de naam van de instelling. Deze is niet gekoppeld aan de studenten.

Sprint 29 - 30

Overeenkomstgegevens crebonummer validatie wijziging (Eduarte)

Onderwerp	Overeenkomstgegevens crebonummer
Scherm	Dossier - Overeenkomst vastleggen, aanpassen, afronden
Rollen	Alle rollen die het dossier kunnen benaderen

Voorheen werd in de overeenkomstgegevens stappen direct het crebonummer overgenomen van de inschrijving. Hierdoor kon onterecht een melding getoond worden dat de organisatie niet geaccrediteerd was voor het crebo van de student.

Vanaf nu wordt het crebonummer bepaald aan de hand van het actieve opleidingsblad op de startdatum van de stage.

Verbetering annuleringsafhandeling dossiers

Onderwerp	Activiteit "Vacature annuleren"
Scherm	Dossier
Rollen	Functioneel beheerders, key-users, begeleidingsgroep beheerders

Als een dossier in het begeleidingstraject wordt geannuleerd dan verschijnt er een "Vacature annuleren" activiteit met de datum en reden van annuleren. Deze activiteit is op een aantal punten verbeterd.

• De naam van de activiteit is aangepast naar 'Annuleringsafhandeling'.
• De definitieve einddatum van de activiteit is gevuld met de begindatum van het dossier.
• De activiteit wordt nu ook toegepast als een dossier in het voortraject wordt geannuleerd.

 

POK/BPVO aanpassingen (MBO)

Onderwerp	Activiteit "Overeenkomst vastleggen" en "POK gegevens"
Scherm	Dossier
Rollen	Alle

• In diverse meldingen m.b.t. POKs werd gesproken over Eduarte. Dit is aangepast zodat het door de school gebruikte SIS getoond wordt in deze meldingen. Als hier een andere SIS wordt getoond dan door uw instelling wordt gebruikt, meld dit dan bij onze Servicedesk.
• Bij Overeenkomst afronden en annuleren werd al gecontroleerd of de POK de juiste status heeft. Als dit niet het geval is dan wordt er geen POK wijziging aangemaakt, of krijgt de gebruiker de vraag of er een POK wijziging gemaakt moet worden. Deze controle zit nu ook in de Overeenkomst aanpassen stap.
• Als een waarschuwingsdialoog getoond wordt, werd bij het drukken op het kruisje rechtsboven voor [Nee] gekozen en ging het proces door. Nu gaat de gebruiker terug naar de activiteit zonder dat er een actie wordt uitgevoerd.

Volgorde LogBook dossiers

Onderwerp	Bladeren door LogBook dossiers op basis van achternaam
Scherm	LogBook uren overzicht
Rollen	Logboek volgers, logboek beoordelaars

Als vanuit OnStage het logboek van een student wordt geopend dan kan er worden genavigeerd naar een volgend logboek met behulp van navigatie knoppen (zie afbeelding hieronder). Voorheen was de sortering van de logboeken op basis van voornaam; vanaf nu is de sortering op basis van achternaam en dan voornaam van de student.

Daarnaast werd er geen lijst getoond op het moment dat de gebruiker startte met het openen van een afgerond LogBook. Nu zal het mogelijk zijn om toch weer door de lopende logboeken heen te navigeren waar de gebruiker voor geautoriseerd is.

Archivering studenten

Onderwerp	Archivering studenten
Scherm	-
Rollen	Functioneel beheerders

OnStage bevat i.v.m. AVG eisen functionaliteit om gegevens van studenten en medewerkers sterk op te schonen. De opruimtermijn is [n] maanden na beëindiging dienstverband of beëindiging laatste actieve inschrijving. Deze waarde zal standaard op 12 maanden gezet gaan worden.

Zoals al aangegeven is zal hierbij alleen voornaam, achternaam, student/medewerkernummer bewaard blijven voor studenten/medewerkers die verbonden zijn aan minstens één dossier.

Studenten die op dat moment geen dossier meer hebben zullen inclusief alle inschrijvingen verwijderd worden.

Studenten die geen inschrijving hebben maar waarvan de laatste aanpassing minstens [n] maanden geleden was zullen ook verwijderd worden.

Uploads van documenten met illegale karakters

Onderwerp	Uploads van documenten, logo's, pasfoto's
Scherm	Begeleidingsgroepdocumenten, eigen gegevens, organisatiedetails etc.
Rollen	Alle gebruikers

OnStage kan op allerlei devices gebruikt worden die ander eisen aan documentnamen stellen dan onze windows servers. Vanaf nu wordt bij het uploaden gevalideerd of het document een voor windows valide bestandsnaam heeft.

Actieve rapportages beschikbaar voor FB'ers

Onderwerp	Rapportages uitvoeren
Scherm	Diverse schermen waar gebruikers rapportages kunnen uitvoeren
Rollen	Functioneel beheerders

Gebruikers die ook een functioneel beheerder rol hebben kregen alleen toegang tot rapportages op basis van hun andere rollen. Vanaf nu krijgen functioneel beheerders alle actieve rapportages te zien zonder dat ze daar separaat voor geautoriseerd moeten worden.