Deze release staat vooral in het teken van AVG aanpassingen. Het belangrijkste onderdeel hiervan is de verwijdermogelijkheden voor activiteiten en dossiers.

Daarnaast hebben we ook een aantal optimalisaties doorgevoerd waarvan de kenmerkgroepen voor kenmerken de belangrijkste is.

Voor release 2018R4 zullen we nog een aantal AVG gerelateerde onderwerpen oppakken. In het kader van doorontwikkeling van OnStage zullen we de nakijk- en beoordelingsformulierschermen optimaliseren (op dezelfde manier als al voor GradeWork gebeurd is). Verder gaan we een aantal kleine punten op 4-Ogen beoordeling oppakken om de diverse manieren waarop 4-Ogen beoordeling wordt toegepast te kunnen ondersteunen.

Sprint week 21-22

Performance collectief matchen

Het collectief matchen scherm kon onwerkbaar traag worden bij grote groepen dossiers. Dit hebben we verholpen in deze release. 

Samenstellen team verbeteringen

Het uitstellen van een samenstellen team stap in het voortraject kon ervoor zorgen dat de team gegevens niet goed werden opgeslagen. Om dit probleem te verhelpen is het nu niet meer mogelijk om een samenstellen team stap uit te stellen.

Daarnaast is het probleem opgelost waarbij onterecht de knop voor het aanmaken van een team werd getoond na starten en direct afronden van een samenstellen team stap. 

Uitlijning LogBook rapportage

Bij het inleveren van een week met boekingen die een uitgebreide toelichting bevatten kon het gebeuren dat de tabel met boekingen door ruimte gebrek van de pagina liep. Dit probleem is opgelost door de tabel op te breken als deze te groot wordt. De header van de tabel en de eerste rij van de tabel zullen altijd bij elkaar blijven, zodat er geen tabellen ontstaan waarbij de header op een pagina staat en de inhoud van de tabel op de volgende pagina staat. Vanaf de tweede rij en verder zal de inhoud van de tabel worden opgebroken en over volgende pagina's worden verdeeld.

Geannuleerde optionele activiteit in het voortraject

Als een optionele activiteit in het voortraject werd geannuleerd en dit was de laatste openstaande activiteit, dan werd het hele dossier geannuleerd. Dit hebben we verholpen in deze release.

Sprint week 19-20

Inleveren en Beoordelen verfijningen

• In een 4-Ogen configuratie kan nu aangegeven worden of de individuele beoordelingen voor de student zichtbaar moeten zijn. Standaard staat dit uit. Als deze optie uit staat zal in het informatie dialoog op de I&B poging de status van de individuele beoordelaars niet meer aan inleveraars (meestal studenten) getoond worden. Ook worden de individuele beoordelingen niet getoond in de documententab voor de inleveraar.
• De beheerderrol in Inleveren en Beoordelen activiteiten kan bepaalde acties uitvoeren als andere rollen dit niet hebben gedaan, maar heeft geen acties die hij of zij per se moet uitvoeren. Daarom worden geconfigureerde beheerdersrollen in Inleveren en Beoordelen activiteiten niet meer getoond als een rol die de activiteit moet uitvoeren.
• Het is nu mogelijk om een I&B 4-Ogen activiteit te configureren met een enkele beoordelaar. Daarmee kan 4-Ogen gebruikt worden voor beoordeling door één assessor waarna een andere persoon de beoordeling valideert alvorens deze vrij te geven.
• In een I&B activiteit template konden beoordelaarsrollen bij 4-Ogen aangepast worden als er al lopende beoordelingssessies waren. Dit leverde foutsituaties bij het nakijken op. Daarom is het aanpassen van beoordelaars bij 4-Ogen niet meer toegestaan als er al lopende inlever- of nakijkactiviteiten zijn.

 

Samenwerkingsverband verbetering

Het tonen van contactpersonen bij het aanmaken van een nieuwe vacature vanuit een dossier ging niet altijd goed. Dit kwam door een combinatie van samenwerkingsverbanden en multi-level moeder-dochter relaties. In deze release is dit hersteld. Nu worden de juiste contactpersonen getoond en ook de organisatie waar ze bij horen is nu correct.

Student zag initieel te veel vacatures in vacaturebank

In de vacaturebank vanuit het hoofdmenu werd alleen de opleiding (vaak team) filtering geactiveerd. Nu wordt ook de studierichting filtering standaard geactiveerd waardoor relevantere vacatures getoond worden.

Rapportage Organisaties en Opdrachten verbeterd

De laatste kolom paste niet meer op de pagina. Dit is hersteld waardoor dit rapport compacter afgedrukt wordt.

Toegang contactpersonen tot nieuw bedrijvenportaal

Een bedrijfscontact die vanuit het nieuwe bedrijvenportaal wel een einddatum in het verleden had, maar nog niet inactief was kon nog steeds inloggen in het bedrijvenportaal. Vanaf deze release is dat niet meer mogelijk.

Aanpassingen voor HBO Stagefonds rapportage

De headers van de HBO Stagefonds rapportage zijn aangepast aan de nieuwe layout zoals opgesteld door S-BB.

Er is daarnaast een extra HBO Stagefonds rapportage gemaakt voor intern gebruik. Deze toont een aantal extra velden ten opzichte van de standaard rapportage. De standaard rapportage moet aan het officiële formaat voldoen en toont niet de naam van de student of de organisatie. In deze rapportage worden deze gegevens wel getoond. Let hierbij op dat deze interne versie niet gebruikt kan worden om te melden naar Stagefonds. 

 

Foutmelding bij ongeldige dropdown waarde in SSP import

Als er een ongeldige waarde in een dropdown veld in een import bestand stond dan werd er een onduidelijke foutmelding getoond dat de sheet niet geladen kon worden. Er wordt nu een duidelijke foutmelding getoond waarin staat om welk veld het gaat.

Sprint week 17-18

Key-user rol wordt niet meer verwijderd bij medewerker updates via de webservice of imports

Als er een update op een medewerker plaatsvond via de webservice of een import, dan werd de key-user rol verwijderd bij die medewerker. Dit probleem is verholpen. De key-user rol is nog niet aan te bieden via de webservice, dit zal in een toekomstige release toegevoegd worden. 

In vacaturebank worden meer details getoond

Bij de details van een vacature in de interne vacaturebank zijn er een aantal informatie velden bij gekomen.

Onder het tabje "Vacature" zijn de velden Opdrachtclassificaties en Essentiële vaardigheden/kennis erbij gekomen. Deze essentiële vaardigheden zijn de vaardigheden die bij het aanmaken van een vacature in het tekst veld ingevuld kunnen worden.

Onder het tabje "Organisatie" zijn de velden Branches, Organisatie categorieën en Samenwerkingsverbanden toe gevoegd.

Als laatste is er onder het tabje "Contactpersonen" een Kenmerken veld toe gevoegd voor elk contactpersoon.

 

Inleveren en Beoordelen verfijningen

• De beheerderrol in Inleveren en Beoordelen activiteiten kan bepaalde acties uitvoeren als andere rollen dit niet hebben gedaan, maar heeft geen acties die hij of zij per se moet uitvoeren. Daarom worden Inleveren en Beoordelen activiteiten niet meer op de ToDo van de beheerder getoond.

• In Inleveren en Beoordelen activiteiten met gezamenlijk beoordelen (niet 4-Ogen) kunnen functioneel beheerders en key-users nu ook beoordelen.

• In Inleveren en Beoordelen activiteiten met gezamenlijk beoordelen wordt de beoordeling niet meer automatisch gepubliceerd zodra de beoordeling is gegeven. Dit gebeurde voorheen wel, terwijl het in de activiteit leek alsof er nog gepubliceerd moest worden. Hiermee is ook het probleem verholpen dat Inleveren en Beoordelen activiteiten niet op de ToDo van de vrijgever getoond werden.

Uitbreiding kenmerkgroepen filtering

In de vorige sprint is op het vacatureaanbod scherm de EN/OF filtering voor de kenmerkgroepen geïmplementeerd. In deze sprint is de EN/OF filtering doorgevoerd op de overige schermen die gebruikmaken van kenmerkgroepen. Het gaat om de volgende schermen:

• Vacaturebank (kenmerkgroepen vacature en organisatie)
• Bezettingsoverzicht (kenmerkgroepen vacature en organisatie)
• Organisaties (kenmerkgroepen organisatie en contactpersoon)
• Collectief matchen (kenmerkgroepen student, vacature en organisatie)

Deze uitbreiding van zoekfunctionaliteit heeft een kleine impact op de performance van OnStage als er gefilterd wordt op kenmerken. Door deze aanpassing echter zullen minder resultaten beschikbaar komen die een hogere relevantie hebben voor de gebruiker. Al met al, zal zo de totale tijd die een gebruiker nodig heeft om beschikbare resultaten van een zoekopdracht te evalueren korter worden.

Sprint week 15-16

Vacatureaanbod kenmerkgroepen filtering

De kenmerkgroepen filtering is nu geïmplementeerd op het vacatureaanbod scherm. Filteren op kenmerkgroepen werkt nu op de volgende manier:

• EN filtering bij selecties in 2 verschillende kenmerkgroepen
• OF filtering bij selecties binnen dezelfde kenmerkgroep

Stel dat er twee kenmerkgroepen zijn, groep 1 en groep 2. Groep 1 heeft de kenmerken A en B, en groep 2 heeft de kenmerken C en D. Er is een vacature met kenmerk B uit groep 1 en kenmerk D uit groep 2. 

Enkele voorbeelden om één en ander duidelijker te maken:

Als in de filtering kenmerken A en B worden aangevinkt dan zal de vacature worden gevonden omdat dit twee kenmerken zijn binnen dezelfde groep. 

Als in de filtering kenmerken B en C worden aangevinkt dan zal de vacature niet worden gevonden omdat dit twee kenmerken uit verschillende groepen zijn. 

Als in de filtering kenmerken A, B en D worden geselecteerd dan zal de vacature wel worden gevonden omdat deze zowel A of B als D als kenmerk heeft. 

Verwijderverzoeken

In vervolg op de verwijderverzoeken toevoeging in de vorige sprint is dit onderwerp deze sprint afgerond. Dit betekent dat nu de juiste informatie wordt getoond over aantallen en informatie over te verwijderen gegevens.

Daarnaast is er op het verwijderscherm toegevoegd dat als er een lopend verwijderverzoek is, de gegevens over dit verwijderverzoek worden getoond. Dit maakt het zichtbaar dat er geen nieuw verwijderverzoek kan worden bevestigd. Hieronder is een voorbeeld te zien.

Op het moment dat er een lopend verwijderverzoek is wordt de knop om een verwijderverzoek definitief te maken niet getoond.

Sprints week 11-12 en 13-14

Selfservice portaal is niet meer Silverlight afhankelijk

In deze sprint is een nieuwe versie van het Selfservice portaal opgenomen welke niet meer afhankelijk is van Silverlight. Deze nieuwe versie maakt gebruik van HTML5.

Dit houdt in dat alle moderne browsers op dit moment gebruik kunnen maken van het SSP voor import van gegevens. 

Dossier mailing merge velden uitgebreid met contactgegevens en opmerkingen

De Mailtemplate mailmerge opties hebben een sectie voor contactgegevens erbij gekregen. Hieronder vallen:

- Werklocatie
- Tijdelijk woonadres
- Werkbereikbaarheid
- Schip

Met de bijbehorende velden.

Tevens is de sectie "huidige activiteit" uitgebreid met "opmerkingen". Deze geeft de opmerkingen bij de activiteit terug indien de huidige activiteit deze ondersteund en ze ingevuld zijn.

Kenmerkgroepen voor kenmerken

Bij de basisgegevens van OnStage is het nu mogelijk om bij de kenmerken een groep op te geven. Per kenmerk kan worden opgegeven bij welke groep dit kenmerk hoort. Als geen groepsnaam wordt opgegeven dan laat OnStage standaard de groepsnaam 'Kenmerk' zien. Dit geldt voor de contactpersoon-, vacature-, student-, en organisatiekenmerken. 

De groepen zijn zichtbaar op de schermen waar de kenmerken worden getoond, voor zowel de filtering als de kenmerken bij de details. 

Archivaris rol

Voor het bevestigen van verwijderverzoeken is de archivaris rol toegevoegd. Zie de paragraaf over verwijderverzoeken voor meer informatie hierover.

Verwijderverzoeken

Op het dashboard van de archivaris en de functioneel beheerder is een blokje toegevoegd over verwijderverzoeken. Er wordt getoond hoeveel dossiers, processen (voor/begeleidingstrajecten) en activiteiten er op dit moment verwijderd kunnen gaan worden. Daarnaast wordt informatie getoond over het laatste verwijderverzoek. Dit kan een verwijderverzoek zijn dat nog moet worden uitgevoerd (status Lopend) of het laatst uitgevoerde verwijderverzoek.

Via het item te verwijderen dossiers, processen en activiteiten kan er naar het bevestigingsscherm voor een verwijderverzoek worden gegaan.

Op dit scherm kan  een datum worden geselecteerd tot wanneer alles verwijderd moet worden, dus bijvoorbeeld verwijder alles wat verwijderd mag worden t/m 31-12-2017. Vervolgens worden op basis van deze datum de aantallen dossiers, processen en activiteiten die klaar staan om verwijderd te worden getoond en kan er een rapportage worden opgevraagd waarin meer informatie is terug te vinden over de te verwijderen gegevens.

Na het downloaden van deze rapportage kan het verwijderverzoek bevestigd worden. Dit kan alleen worden gedaan door een gebruiker met de archivaris rol. Functioneel beheerders kunnen wel het rapport opvragen, maar kunnen het verwijderverzoek niet bevestigen. Op deze manier kunnen zij wel inzicht krijgen in welke gegevens klaar staan om verwijderd te gaan worden.

Er kan altijd maar 1 verwijderverzoek met de status lopend zijn, als er al een lopend verwijderverzoek is dan kunnen er wel rapportages worden opgevraagd, maar er kan niet een nieuw verwijderverzoek worden bevestigd.

I&B activiteiten waar archiveringsregels op zijn gezet zullen, zolang de archivering nog niet is uitgevoerd, niet als te verwijderen worden meegenomen. Dit geldt uiteraard ook voor processen en dossiers waar deze I&B activiteiten onderdeel van zijn.

Via het andere item op het dashboard is de verwijderverzoeken historie te bekijken, hier is zichtbaar welke verwijderverzoeken er in het verleden zijn geweest en of er een lopend verwijderverzoek is.

Van een verwijderverzoek is te zien wanneer deze is aangevraagd en door wie, wanneer de gegevens verwijderd zijn en de aantallen verwijderde gegevens.

 

Annuleren van optionele activiteiten in het voortraject

 Optionele activiteiten in het voortraject kunnen nu geannuleerd worden zonder dat er gevolgen zijn voor de verdere dossier afhandeling.

 

Key-user logins bij data kopie van productie naar test

Bij een kopie van de productieomgeving naar de testomgeving worden voortaan de logins van key-users niet meer gereset. Bij een datakopie blijven de logins van functioneel beheerders, admins en key-users nu behouden.

Zichtbaarheid begeleidingsgroepdocumenten

Begeleidingsgroepdocumenten werden soms niet getoond in dossiers. Dit probleem is verholpen.

 

Mijlpaaldatum beheer

In het onderdeel procestemplate is de mogelijkheid toegevoegd om mijlpaal datums te beheren.

Een mijlpaal datum is een datum die gerelateerd is aan een standaard peildatum (zoals begin begeleidingsgroep). De gebruiker definieert bijvoorbeeld de mijlpaal datum Eerste deadline, die 3 weken voor het begin van de stageperiode ligt. Daarnaast geeft de gebruiker aan of dit relatieve tijdstip, vervangen mag worden door een vaste datum. Als er op basis van het template een begeidingsgroep wordt aangemaakt, dan kan de gebruiker in plaats van 3 weken voor het begin van de begeleidingsgroep de datum 16 april 2018 opgeven in de begeleidingsgroep. Deze optie geldt ook voor concrete dossiers. Een gebruiker kan per student in plaats van de relatieve datum een (afwijkende) vaste datum voor de mijlpaal invoeren.

Voor bovenstaande Mijlpaal functionaliteit is nu het beheer ingericht. De gebruiker kan een mijlpaal definiëren en koppelen aan controleregels. Het eerste doel is om controleregels op bijvoorbeeld activiteiten op harde mijlpaaldatums te kunnen laten werken. We gaan er vanuit dat we dit doel uiterlijk in 2018R6 zullen halen.

Rapport organisaties en opdrachten in Excel

Van het PDF rapport Organisaties en opdrachten is een Excel variant gemaakt. Hierbij zijn kleine aanpassingen doorgevoerd. Headers in de pdf zijn verplaatst naar kolommen in de Excel om eenvoudig te kunnen filteren.

Mailtemplate documentensoorten uitgebreid

Het is nu ook mogelijk om documenten met de extensies xlsx, xls, png, jpg en jpeg als bijlage bij een mailtemplate op te nemen.