Vacaturebeheer

In het kader van zowel het verbeteren van performance, als het verbeteren van inzicht in de vacatures, zijn er aanpassingen gedaan in het vacaturebeheer in het kader van vacature statussen. De ingetrokken status is vanaf nu zichtbaar in OnStage en er is een extra status toegevoegd voor vacatures waarvan de einddatum in het verleden ligt.

In een toekomstige release willen we daarnaast ook er voor gaan zorgen dat verlopen vacatures apart te beheren zijn. 

Nieuwe vacature status: Verlopen

Er is een nieuwe vacature status toegevoegd in OnStage, de "Verlopen" status.

 

Deze status wordt automatisch door het systeem gevuld op het moment dat de einddatum van de vacature in het verleden ligt. Dit gebeurt op de achtergrond in de avond op de dag dat de einddatum verloopt, als direct wanneer de gebruiker een einddatum van vandaag of in het verleden op slaat. 

 

De verlopen status is een aparte status los van de vacature status per opleiding die boven de bestaande statussen staat. Dit zorgt er voor dat we op enkel deze status kunnen filteren in de Vacaturebank waardoor er een performance winst is, en zorgt er ook voor dat zodra de vacature niet meer verlopen is, deze direct weer terug valt op de opleiding statussen die eerder waren ingevuld.

 

Om de vacature niet meer de verlopen status te laten hebben moet een gebruiker of integratie de einddatum van de vacature verwijderen of vervangen met een datum in de toekomst. 

 

Filtering:

Het is ook mogelijk om te filteren op verlopen vacatures op het vacatureaanbod scherm. Deze optie is toegevoegd bovenin de filter en kan worden gebruikt in combinatie met de vacature status filter.

 

 

Verlopen vacatures zijn te herkennen aan de tekst (Verlopen) die is toegevoegd achter de status. In de vacaturebank en bezettingsoverzicht schermen zijn verlopen vacatures niet zichtbaar.

 

Verlopen status in OnStage4Business

De wijziging voor de verlopen status is ook doorgevoerd in OnStage4Business. Verlopen vacatures zijn op dezelfde manier te herkennen aan de (Verlopen) tekst die achter de status staat.

 

 

Verlopen vacatures zijn standaard onzichtbaar en kunnen zichtbaar worden gemaakt met de filteroptie die is toegevoegd in het filter bij de vacatures.

 

Net als in het vacatureaanbod scherm zal het aanpassen van de einddatum van de vacature direct deze de verlopen status geven of weer verwijderen, afhankelijk van of de datum wordt aangepast naar één in het verleden of de toekomst.

 

Ingetrokken vacature status zichtbaar in OnStage

OnStage kent al langer op de achtergrond de status 'ingetrokken' voor vacatures. Deze status ontstaat wanneer een Onstage4Business gebruiker de vacature via hun portaal inactief maakt, of wanneer een organisatie wordt uitgeschreven door een relatiebeheerder. 

 

 

Vanaf nu is deze status zichtbaar in het vacatureaanbod scherm en kan je hier op filteren, standaard open je het scherm zonder deze vacatures bij gefilterd. Als relatiebeheerder kan je ook de vacature status aanpassen naar actief of inactief als dit gewenst is. 

 

Ingetrokken vacature todo op backoffice dashboard

Met het toevoegen van de ingetrokken status is het ook wenselijk dat je als relatiebeheerder getriggert kan worden als er een ingetrokken vacature bij is gekomen. We hebben daarom opnieuw gekeken naar de relatiebeheerder todo's die op het backoffice dashboard staan. 

 

 

Als onderdeel van deze release hebben we een filtering van alle ingetrokken vacatures opgenomen als een todo op het backoffice dashboard. Als relatiebeheerder kan je daarna naar een gefilterde lijst van ingetrokken vacatures gaan en deze afhandelen door deze actief of inactief te maken. 

 

Graag horen we van relatiebeheerders verder nog wat voor soort acties men zou willen doen met ingetrokken vacatures zodat we aan deze lijst meer functionaliteiten kunnen toevoegen. 

 

Nieuwe labels relatiebeheer todo's op backoffice dashboard

Bij het toevoegen van een nieuwe todo hebben we ook gekeken naar de bestaande todo's. We kregen namelijk feedback dat de activiteit lijsten niet altijd duidelijk waren wat het doel was. We hebben daarom de labels aangepast van 'valideren van organisaties; of 'valideren van opdrachten/vacatures' naar 'organisaties valideren' en 'opdrachten/vacatures valideren'. We verwachten dat je hiermee sneller naar de goede lijst wordt getrokken als je er naar opzoek bent. 

 

Graag krijgen we nog feedback hierop omdat we in de toekomst, bij implementeren van een nieuwe activiteiten service, sowieso helemaal opnieuw naar deze lijsten gaan kijken. 

 

Xebic Identity inlog

Als onderdeel van deze release hebben we een volgende stap genomen in het beter ondersteunen van de Xebic Identity inlog voor externe beoordelaars, ook wel de Medewerker gebruikers die voorheen enkel via Forms konden inloggen. De ontwikkeling in deze release was vooral gericht op het verbeteren van het account beheer voor zowel de gebruiker zelf, als de key user en functioneel beheerder. 

Identity account beheer voor de gebruiker

Nieuwe vormgeving verbeteringen

Als onderdeel van deze release zijn er weer een aantal verbeteringen doorgevoerd in de vormgeving. Tevens hebben we ook weer een aantal schermen omgezet naar de nieuwe standaard. Hieronder een overzicht.

Zoeken in filtering

Gebruikersinstellingen scherm

Beëindigingsreden verplicht markering bij afronden overeenkomst

Bij een overeenkomst afronden activiteit kan de beëindigingsreden verplicht zijn. In die situaties werd deze alleen niet als verplicht gemarkeerd voor de gebruiker en wist deze niet waarom de activiteit niet afgerond kon worden. 

Vanaf deze release wordt de beëindigingsreden nu altijd als verplicht gemarkeerd wanneer dit het geval is. 

Overige verbeteringen

• Datum invoervelden geven vanaf nu aan wanneer een ingevulde datum ongeldig is. Het kalender icoon wat vooraan de datum velden stond is verwijderd bij filters om ruimte te maken voor het fout icoon.
• In het scherm "Mijn dossier activiteiten" verschenen geen chips bij filteren van de Opdrachtsoort. Deze zijn nu toegevoegd.
• Bij de contactgegevens vastleggen (ook wel ICE) activiteit verdween de ingevulde tekst van het invoerveld "Relatie persoon". Dit probleem is verholpen.
• Zichtbaarheidsregels in begeleider activiteiten werden niet doorgevoerd op het info tab van een dossier. Hierdoor kon een gebruiker de begeleider gekoppeld in een voor hun niet zichtbare activiteit toch zien. Dit probleem is verholpen.
• Bij het toevoegen of wijzigen van een organisatie via de "Organisatie toevoegen" dialoog was het mogelijk om een Nederlandse organisatie toe te voegen zonder postcode. Dit probleem is verholpen.

Overige aanpassingen

Naast bovenstaande punten hebben we in deze release meerdere verbeteringen doorgevoerd op basis van klant meldingen en feedback op diverse onderdelen. 

Nieuwe schoolinstelling: Uitschakelen datum validatie dossier en studentinschrijvingen

Dossierstatus webservice uitgebreid

Bij ontkoppelen begeleidingstraject werden overeenkomst controleregels niet verwijderd

Als er in een begeleidingstraject template overeenkomst controleregels waren geconfigureerd, en dat begeleidingstraject werd ontkoppeld in de begeleidingsgroep, dan bleven de controleregels achter in de dossiers. Deze controleregels werden daarna nooit meer gecontroleerd maar nog wel getoond in dossiers, en dit kon ervoor zorgen dat controleregels onterecht rood of oranje werden getoond. Dit probleem is nu verholpen, bij het ontkoppelen van een begeleidingstraject worden de bijbehorende controleregels ook verwijderd in de dossiers.

 

New mailing merge veld: Contactpersoon Functie

Er is een nieuw merge veld toegevoegd voor contactpersonen in de mail templates. 

De nieuwe tag "Functie" is beschikbaar voor zowel de tekenbevoegd persoon als de werkbegeleider en wordt gevuld met het functie veld hierboven. Hiermee zijn alle gegevens die je in dit scherm invult beschikbaar als merge velden. 

 

Mailing sturen vanuit dossier toonde onverwachte templates

Bij het versturen van een mail vanuit een dossier, werd de opleiding van de student gebruikt om de mailtemplates te tonen, in plaats van de opleiding van het dossier zelf. Als de opleiding van de student afwijkt van de begeleidingsgroep, kan dat erg verwarrend zijn omdat je dan opeens andere mailtemplates te zien kan krijgen.

Dit is aangepast in deze release: bij mailen vanuit een dossier, worden de mailtemplates behorend bij het domein/opleiding van de begeleidingsgroep getoond.

 

Eduarte inschrijvingen konden onterecht actief blijven

Student inschrijvingen vanuit Eduarte konden onterecht actief blijven in de aanmeldingsservice als de opleidingsbladen in een niet gebruikelijke volgorde werden aangeleverd. We hebben dit verholpen met een achtergrondtaak die één keer per dag draait en deze situatie controleert en verhelpt.

 

Match simulaties voorkeuren verbetering

Bij het uitvoeren van match simulaties met voorkeuren werden studenten, als er geen voorkeuren meer over waren, altijd automatisch al willekeurig aan andere opdrachten gekoppeld. Dit is niet altijd wenselijk.

Daarom is bij de matchsimulatie een optie toegevoegd om alleen matches met een voorkeur voor te stellen. Deze optie staat standaard aangevinkt en is zichtbaar zodra één van voorkeuren opties wordt gekozen.

 

Inleveren en Beoordelen verbeteringen

Op basis van meldingen en feedback hebben we een aantal verbeteringen doorgevoerd in het gebruik van Inleveren en Beoordelen activiteiten. Hierbij een overzicht van deze wijzigingen:

• Het was mogelijk om bij de documentsloten van een Inleveren en Beoordelen configuratie dezelfde namen in te voeren als er spaties omheen werden gezet. Dit is aangepast om problemen met dubbele documenten in de activiteit te voorkomen.
• Bij het overnemen van activiteitgegevens na annuleren van een dossier kon er iets mis gaan als de eerste activiteit een I&B activiteit was. In die situatie werden soms niet de gegevens overgenomen in het nieuwe dossier. Dit probleem is verholpen.
• Als een I&B sessie met alleen beoordelen in één keer werd doorlopen zonder te herladen, dan werd het toetsresultaat gepubliceerd zonder actoren. Dit probleem is verholpen.

  

Performance verbeteringen

Als onderdeel van deze release zijn een aantal performance verbeteringen doorgevoerd in bestaande processen die voor een betere performance en minder issues bij piek gebruik moeten zorgen. Hieronder een overzicht:

• Een performance verbetering is doorgevoerd die de laadtijd van het dossiers tab in de begeleidingsgroep moet verbeteren. 
• Het loggen van events voor het logboek, plagiaatscans en inleveren en beoordelen gebeurde nog op een manier die bij piek gebruik kon zorgen voor zeer grote log bestanden die de applicatie konden vertragen. We hebben deze logging aangepast naar een manier die beter schaalbaar is waardoor we minder vertraging verwachten op piek momenten. 

 

Andere verbeteringen

Naast bovenstaande punten hebben we diverse kleinere verbeteringen doorgevoerd in deze release. Hieronder een overzicht:

• Als een course deelname voor de eerste keer werd aangeleverd via de integratie dan werd er onterecht een alert aangemaakt dat de student geen course deelname had. En als die alert al bestond bij de eerste aanlevering van de deelname dan werd de alert ook niet verwijderd.
  Dit probleem is verholpen.
• Gepubliceerde student notities en opmerkingen van de docent en werkbegeleider kwamen in Osiris te staan zonder witregels waardoor de tekst moeilijker leesbaar was. Vanaf nu worden witregels correct doorgegeven naar Osiris.
• Als een bedrijfsnaam quotes bevatte dan kon het dashboard in OnStage niet worden geladen. Dit probleem is verholpen.
• De rapportage "Dossiers met accreditatie issues" liet dossiers zien zonder accreditatie issues. Dit probleem is verholpen.
• In de Overzicht organisaties rapportage is een kolom toegevoegd met daarin de aanmaakdatum van de organisatie. Dit veld was al wel beschikbaar op het scherm maar nog niet in het rapport.
• In OnStage4Business was het niet mogelijk om een Belgisch of Duits adres in te voeren. Dit kwam omdat de postcode validatie hier niet correct was ingesteld. Dit probleem is hierbij verholpen.
• In het collectief matchen scherm werd een Stagemarkt vacature geopend als een nieuw scherm waardoor er niet kon worden gematcht. De Stagemarkt vacature beslaat nu net als de standaard vacature alleen de rechterkant van het scherm.