Versie: OnStage 28.10
Productie release moment: 30 april 2024
Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle geleverde wijzigingen.
Voor deze release hebben wij feedback op onze nieuwe vormgeving na de livegang hiervan opgelost en een aantal verbeteringen in relatiebeheer doorgevoerd.
Naast deze ontwikkelingen hebben wij voor ons nieuwe integratiescherm en op basis van meldingen aan onze Servicedesk en andere bevindingen enkele uitbreidingen gedaan.
LET OP: Vanaf 1 april wordt elke wijziging of oplossing die impact heeft op gebruiker schermen enkel nog in de nieuwe vormgeving gedaan. Sommige van de wijzigingen hieronder zullen dus niet doorgevoerd zijn in de oude vormgeving.
Release presentatie
Hieronder volgt de opname van de release presentatie gehouden op 25 april 2024.
Nieuwe vormgeving OnStage
Vanaf 2 april is de nieuwe vormgeving de standaard vormgeving geworden voor elke (nieuwe) gebruiker van OnStage. Op basis van dit moment hebben wij feedback van onze gebruikers ontvangen en hebben wij een aantal verbeteringen doorgevoerd.
Meldingen aanmaken door Xebic Servicedesk
De servicedesk heeft vanaf nu de mogelijkheid om meldingen aan te maken en te publiceren naar alle onderwijsinstellingen. Deze meldingen zijn na de publicatie alleen nog aanpasbaar door de functioneel beheerders zelf en zullen niet meer worden aangepast door de servicedesk. Deze meldingen kunnen dan enkel nog worden aangepast door functioneel beheerders van de onderwijsinstelling.
De Servicedesk zal na het maken en publiceren van een melding hier bericht van sturen naar de functioneel beheerders. Dit zal eerst naar Test gebeuren en daarna naar de Productie omgevingen.
Melding testen in meldingen beheer scherm
Meldingen hebben nu, per taal, een test melding knop waarin je de melding zal zien zoals deze ook zichtbaar is voor de gebruikers. Om de andere taal te zien moet je van taal wisselen voordat je op deze knop drukt.
Rapportages in manager dashboard
In de nieuwe vormgeving kreeg het manager dashboard voor de oude rapportage linkjes hier 2 knoppen met een rapportage icoon voor. Wij kregen feedback van gebruikers dat deze knoppen niet heel duidelijk waren als een rapportage knop. Wij hebben daarom beide knoppen nu vervangen met één rapportage knop zoals hieronder.
Wanneer de gebruiker hier op klikt dan krijgt deze één lange lijst van dossier en begeleidingsgroep rapportages samengevoegd. Het uitdraaien van de rapportages werkt nog steeds hetzelfde.
De oplossing die wij gebruikt hebben om de rapportages van meerdere contexten samen te voegen in één lijst is een stap naar andere oplossingen die wij in de toekomst ook in het student, organisaties en vacatures scherm willen gaan bieden om gebruikers daar ook de mogelijkheid te geven om bijvoorbeeld dossier rapportages voor alle dossiers van één student uit te kunnen draaien.
Notities toevoegen activiteit in nieuwe vormgeving
De notities toevoegen activiteit is omgezet naar de nieuwe vormgeving.
De werking van de activiteit is nog hetzelfde, het belangrijkste probleem wat wordt verholpen is dat het opmerkingen veld nu beter schaalt met de beschikbare ruimte en deze nu goed werkt op mobiele devices.
Tekst van activiteitcontroleregels werd niet getoond
Als een controleregel een oranje of rode status toont dan werd de tekst die daarvoor was ingevuld niet getoond in het dossier. Als je de muis over de melding hield dan werd de tooltip met de naam van de activiteit en de actor(en) eronder getoond zonder de inhoud van de melding.
Omdat nog een extra block informatie toevoegen in een tooltip die je ziet als je op een andere plek klikt het scherm erg druk zou maken is besloten om alle tooltips die bij de activiteit werden getoond te combineren in één grote tooltip.
Als eerste wordt de naam van de activiteit getoond, daarna een eventuele opmerking bij de activiteit (bijvoorbeeld bij annulering) en tot slot wordt de melding van de controleregel getoond.
Tekst editors geüpdate naar nieuwe versie
De tekst editors in de nieuwe user interface zijn geupdate naar de nieuwste versie. Daarnaast is ook de knoppenbalk vernieuwd en gelijk getrokken over de plaatsen waar hij gebruikt wordt.
Deze editors worden op diverse plaatsen gebruikt, waaronder:
- versturen van een "snelle" email
- instructie teksten bij activiteiten
- Gebruiker meldingen
- Overeenkomst activiteit
Verbeteringen in interacties van het dossier
Op basis van de feedback van gebruikers die wij de afgelopen periode verzameld hebben zijn een aantal interacties in het dossier scherm verbeterd om meer intuïtief te zijn en mensen duidelijker te maken wat mogelijk is.
Kerngegevens in dossier activiteiten tab dichter bij oude vormgeving:
Als onderdeel van de nieuwe ontwikkelingen wilde we een nieuwe interactie proberen voor het blokje met de kerngegevens van het dossier (studentfoto, naam, nummer, begeleidingsgroep, etc). We hadden de 'ga naar begeleidingsgroep' actie in een klik geplaatst en een 'copy all' knop er naast opgenomen. Op basis van feedback en gesprekken met klanten bleek dit alleen minder intuitief dan de oude variant.
We hebben daarom de oude interactie zo veel mogelijk terug gebracht. De gebruiker kan nu weer de tekst selecteren om te kopiëren en het terug gaan naar de begeleidingsgroep kan weer door op de naam van de begeleidingsgroep te klikken. Dat dit een link betreft is weer zoals vanouds zichtbaar via een blauwe tekst en onderstreping.
Activiteiten niet meer altijd open bij binnenkomen dossier:
Dossiers worden standaard niet meer geopend met een activiteit open, met uitzondering van wanneer de gebruiker via een activiteitlink in een mail en via het klikken op de activiteit in een to do lijst het dossier binnen komt. Hierdoor zal een gebruiker nu in alle andere situaties de gehele activiteitlijst zien als deze binnenkomt via dit tab.
Verbeteringen in het begeleidingsgroepen scherm
Op basis van de feedback van gebruikers die wij de afgelopen periode verzameld hebben zijn een aantal interacties in het begeleidingsgroepenscherm verbeterd.
Begeleidingsgroep kleur nu zichtbaar in begeleidingsgroep
Als je als beheerder de begeleidingsgroep een specifieke kleur had gegeven was dit nergens meer direct zichtbaar bij het openen van de begeleidingsgroep.
Als je als beheerder de begeleidingsgroep een specifieke kleur had gegeven was dit nergens meer direct zichtbaar bij het openen van de begeleidingsgroep.
We hebben daarom nu een verticale balk aan het begin van de tabjes ingevoerd die altijd de kleur van de begeleidingsgroep toont als die is gegeven.
Voortgang kolom naam werd afgekapt:
In begeleidingsgroep studenten lijst wordt de activiteitnaam in de voortgang kolom minder snel afgekapt, we hebben er voor gezorgd dat dit veld zo nodig meer ruimte in kan nemen in de totale lijst. Hierdoor kunnen bij zeer lange activiteitnamen soms wel andere kolommen weg vallen.
Horizontale scrollbalk bij backoffice medewerkers tab:
Als de gebruiker niet veel horizontale ruimte heeft zal deze in het tab van backoffice medewerker beheer in de begeleidingsgroep een horizontale scrollbalk moeten krijgen, deze was alleen niet altijd goed zichtbaar. Dit probleem is verholpen.
Overige verbeteringen in nieuwe UI
Naast de bovenstaande wijzigingen zijn er een aantal andere verbeteringen doorgevoerd op basis van feedback, bevindingen en meldingen aan onze servicedesk. Hieronder een overzicht van deze wijzigingen:
- Enkele dialogen zijn omgezet naar de nieuwe stijl en gebruiken nu de nieuwe standaard tekst editor. Het gaat hier om de meewerkzaamheden bij een activiteit en de extra informatie bij, bijvoorbeeld, organisaties.
- Er zijn op verschillende plekken in darkmode verbeteringen doorgevoerd in de interactie wanneer je met je muis over zaken heen gaat. Denk daarbij aan tabs, pillen, e.d.
- De labels voor de kleuren van de taart diagrammen in het manager dashboard werden altijd nog in Nederlands getoond, deze zijn nu ook vertaald voor Engelse gebruikers.
- Bij lijst schermen wordt voor de gebruiker nu onthouden hoeveel regels de gebruiker als laatste heeft gekozen (25 tot 100). Dit wordt onthouden in de cache van het specifieke apparaat van de gebruiker.
- In het studentendashboard was in veel situaties de naam van het dossier slecht te lezen omdat die te snel afgekapt werd. We hebben er voor gezorgd dat de naam, zo nodig, nu op 2 regels getoond kan worden. Ook is er voor gezorgd dat we nu sneller terug gaan naar minder blokjes naast elkaar bij een kleiner of meer ingezoomd scherm.
- Op een aantal plekken kon je in dropdowns geen goede selectie doen met een keyboard, dit is verbeterd.
Relatiebeheer
In deze release zijn een aantal issues verholpen in het kader van relatiebeheer. Deze issues zijn geidentificeerd en verholpen in het kader van onze veranderende focus naar deze onderwerpen. Hieronder volgt een overzicht van de opgeloste issues.
Vacature kenmerken bij valideren vacature
Vacature kenmerken werden enkel getoond voor opleidingen nadat deze actief zijn gemaakt voor een vacature. Hierdoor werden deze niet getoond bij ingediende vacatures totdat je deze valideerde. Aangezien deze informatie nodig is voor goede validatie werd dit vaak als verstorend ervaren door relatiebeheerders.
Als onderdeel van deze release hebben wij er voor gezorgd dat kenmerken nu al direct zichtbaar zijn voor een ingediende vacature. De kenmerken die getoond worden zijn van de opleidingen waarvoor deze is ingediend.
Organisaties die onterecht werden aangeboden ter validatie
Als een organisatie gevalideerd wordt voor een domein, en die organisatie heeft vacatures waar een "externe opleidingsnaam" aan zijn gekoppeld, dan worden die vacatures ingediend voor de opleidingen waar die externe opleidingsnaam aan gekoppeld is en die onder het domein vallen.
Hierdoor kregen de vacatures voorheen de status "Ingediend door organisatie", terwijl deze actie door een medewerker van de school wordt uitgevoerd. Dit is nu aangepast zodat de vacatures in dit geval simpelweg de status "Ingediend" krijgen en niet meer in het backoffice dashboard naar voren komen als goed te keuren organisatie.
Uitgebreid overzicht opdracht rapportage kon verkeerde status tonen
De rapportage "Uitgebreid overzicht opdrachten" toonde bij de vacature de verkeerde status waardoor deze eigenlijk altijd op Actief stond, ook als deze niet meer actief was voor actieve opleidingen.
Voor de status wordt nu gekeken naar de status van de vacature bij de op dit moment gekoppelde opleidingen, en is afhankelijk van de meest actieve status voor één van de opleidingen. De mogelijke statussen zijn:
-
1. Actief
-
2. Ingediend
-
2. Ingediend door bedrijf
-
2. Ingediend vanuit detacheringsrelatie
-
2. Ingediend door student
-
3. Inactief
-
3. Afgekeurd
-
3. Aangepast
-
3. Ingetrokken
Welke status wordt bepaald is afhankelijk van de volgorde hierboven, met de bovenste status als meest belangrijke en de onderste als minst belangrijke. Zolang een vacature nog aan minimaal één enkele opleiding hangt als actief dan zal de rapportage bijvoorbeeld status "Actief" tonen boven andere statussen.
"These column's dont currently have unique values" melding
Door een fout bij oude imports of oude integraties kan het voorkomen dat een contactpersoon meerdere telefoonnummers heeft gekregen. Bij het openen van de organisatie levert dat deze foutmelding op: These columns don't currently have unique values. Je kan dan niets doen met deze organisatie totdat onze servicedesk dit voor je repareert.
Dit issue is verholpen door deze melding niet meer te tonen en het 1e telefoonnummer te tonen, na opslaan zal het er nog maar één zijn.
Matching
In deze release zijn een aantal issues verholpen in het kader van matching. Deze issues zijn geidentificeerd en verholpen in het kader van onze veranderende focus naar deze onderwerpen. Hieronder volgt een overzicht van de opgeloste issues.
Filteren op leerjaar en classificatie
In de vacaturebank was de volgende logica geïmplementeerd: Als er gefilterd werd op leerjaren of classificaties, werden niet alleen de resultaten getoond die daadwerkelijk de betreffende leerjaar of classificatie hadden, maar ook alle vacatures die niets hadden ingevuld bij leerjaar of classificatie. Hier was voor gekozen na het oplossen van een probleem waardoor classificaties en leerjaren niet correct vanuit de begeleidingsgroep werden meegenomen in het zoeken naar vacatures vanuit het dossier.
Wij ontvingen regelmatig feedback dat het erg verwarrend was dat deze filters anders werken dan anderen, waar het aanvinken van een filter enkel resultaten geeft die ook die waarde ingevuld hebben. In deze release is daarom de filter logica aangepast om te werken als andere filters. Dit houdt in dat als er bij de filtering een leerjaar of classificatie is aangevinkt, een vacature alleen wordt getoond als die dit leerjaar of classificatie ingevuld heeft.
Leerjaar toegevoegd aan rapportage
Leerjaren ontbrak nog in de rapportage "Uitgebreid overzicht opdrachten". Deze is nu toegevoegd op het vacatureaanbod scherm. Je kunt deze rapportage bijvoorbeeld gebruiken om te kijken op welke vacatures nog geen leerjaar of classificatie is ingevuld.
Niet alle kenmerkopties waren zichtbaar voor studenten
In de vacaturebank waren kenmerk filteropties niet zichtbaar voor de student als vanuit het dossier werd gezocht, ondanks dat de student de kenmerken wel zou mogen zien volgens de zichtbaarheidsinstellingen. Kenmerken die waren gekoppeld aan de vacature waren via dezelfde route ook niet zichtbaar voor de student. bij de vacature details. Deze problemen zijn verholpen en studenten moeten nu altijd alle goede kenmerken kunnen zien.
Vanaf datum verplicht in vacaturebank
In de vacaturebank was het mogelijk om de vanaf datum filter leeg te maken als de vacaturebank werd geopend vanuit het menu, dit veroorzaakte problemen met de beschikbaarheidsberekening. Om dit probleem te verhelpen is de begindatum filter vanaf nu weer verplicht als je vanuit het menu komt. Bij het benaderen van de vacaturebank vanuit een dossier is niets gewijzigd.
Integratie meldingen
In deze release zijn we weer verder gegaan met het ontwikkelen van ons integratie meldingen scherm. De wijzigingen hier zijn onderdeel van onze doorgaande verbeteringen voor dit scherm en het opslaan van meldingen in voorbereiding op het toevoegen van meer datastromen.
Zoeken in integratiemeldingen met wildcards.
Zoekacties in het scherm van de integratiemeldingen vinden plaats op basis van hele woorden. Als je op een deel van een woord wilt zoeken moet je zogenaamde wildcards gebruiken.
Er zijn twee wildcards die men kan gebruiken in zoekacties.
- '?', als vervanging van één karakter
- '*' als vervanging van nul of meer karakters
Als voorbeeld, met 'h?i' vind je 'hai' en 'hoi', maar niet 'hooi'
Met bijvoorbeeld 'h*' vind je alle woorden die beginnen met 'h'
Vermijd wildcards aan het begin van zoektermen, want dit maakt de zoekactie een stuk trager.
Informatie in berichten uitgebreid voor XIP implementatie
Xebic Integratie berichten zijn uitgebreid zodat de herkomst van elk bericht specifieker is, en dat deze berichten altijd voor de juiste tenant en applicatie getoond worden. Dit is een vereiste om de meldingen vanuit XIP goed te kunnen plaatsen bij de goede instelling en het goede product.
Ook is er een wijziging doorgevoerd aan de correlatiecodes. Als een bericht is binnengekomen in OnStage zonder correlatiecode dan zal OnStage zelf een correlatiecode genereren in het formaat OnStage: [code]. Dezelfde correlatiecodes worden doorgegeven door de berichtstroom.
LET OP: Vanwege de impact van deze wijziging zijn berichten van vóór deze wijziging niet meer beschikbaar in het integratie meldingen scherm. Dit komt omdat de nieuwe informatie ontbreekt en ook niet door ons toegevoegd kan worden.
Als er specifieke berichten zijn van de afgelopen weken die je nog nodig hebt voor het analyseren van een probleem, stellen we voor dat je eerst het bericht nogmaals probeert te versturen om de melding opnieuw te krijgen. Als dit niet helpt, kan je contact opnemen met onze Servicedesk om de oude melding te achterhalen.
Als er specifieke berichten zijn van de afgelopen weken die je nog nodig hebt voor het analyseren van een probleem, stellen we voor dat je eerst het bericht nogmaals probeert te versturen om de melding opnieuw te krijgen. Als dit niet helpt, kan je contact opnemen met onze Servicedesk om de oude melding te achterhalen.
Diversen
Naast bovenstaande verbeteringen zijn er ook een aantal zaken verbeterd in OnStage op basis van support meldingen en constateringen.
Annuleren dossiers maakt standaard geen nieuw dossier meer aan
In het begin van OnStage is het annuleren van dossiers toegevoegd omdat deze actie nodig was om een nieuwe of extra match te maken voor een student en het aanmaken van een nieuwe overeenkomst. Vanuit die gedachte is daarom gekozen dat er bij annuleren ook altijd een nieuw dossier aangemaakt moet worden. We kwamen er alleen achter dat men Annuleren ook wilde gebruiken om een dossier niet succesvol af te ronden, we hebben daarom de mogelijkheid om geen nieuw dossier aan te maken toegevoegd.
Ondertussen zien we echter, dat het annuleren van een dossier in verreweg de meeste gevallen geen nieuw dossier vereist. De meest voorkomende use case is dat de student helemaal niet op stage gaat, per abuis is aangemaakt in de begeleidingsgroep of uiteindelijk het dossier niet succesvol moet worden beëindigd. Het is daarom minder logisch dat de standaard handeling is om altijd een nieuw dossier aan te maken.
We hebben daarom besloten om bij het annuleren van een dossier vanaf nu de vinkjes om een nieuw dossier te maken voor de student standaard uit te zetten.
Dit houdt dus in dat zonder extra handeling de gebruiker niet een nieuw dossier aanmaakt bij annuleren, en dat als dit wel gewenst is de gebruiker hier nog steeds wel het vinkje voor heeft om dit te doen.
Mocht de gebruiker dit toch vergeten te doen en eigenlijk wel een nieuw dossier krijgen, kan de gebruiker altijd nog naar het geannuleerde dossier gaan en via de 'extra dossier aanmaken' actie alsnog een nieuw dossier aanmaken met alle activiteitgegevens overgenomen volgens de procestemplate configuratie.
Wij verwachten met deze verandering zowel de meest voorkomende use case beter te ondersteunen omdat die geen extra handeling meer nodig heeft, terwijl wij nog steeds de initiële use case zo goed mogelijk ondersteunen.
BPVO: Datums van overeenkomsten bij verlengen overeenkomst
Als een overeenkomst werd verlengt en er een tweede overeenkomst werd aangemaakt kon het gebeuren dat de datums van de tweede overeenkomst op de eerste overeenkomst werden gezet. Dit kon gebeuren bij het uitvoeren van de Afronden Overeenkomstgegevens activiteit en ook bij het versturen van de BPVO berichten. Deze issues zijn verholpen.
Diverse verbeteringen
Naast bovenstaande punten hebben we diverse kleinere verbeteringen doorgevoerd in deze release. Hieronder een overzicht:
- In OnStage4Business was de huisnummer validatie strenger dan in OnStage waardoor huisnummers zoals "1-3" niet werden geaccepteerd. De huisnummer en postcode validatie in OnStage4Business is gelijk gemaakt aan die van OnStage.
-
Als een O4B gebruiker 1 account bij meerdere scholen heeft, kon het zijn dat er een foutmelding optrad bij het openen van een activiteit. Dat is nu verholpen.
- Het was mogelijk om een overeenkomst afronden of dossier annuleren activiteit af te ronden, zonder een beëindigingsreden in te vullen. Dit kon gebeuren als de verplichte beëindigingsredenen nog niet waren ingeladen voordat er op afronden werd geklikt. Dit probleem is verholpen.
- Merge tags met een datum werden niet vertaald naar Engels in mails die werden verzonden in het Engels. Dit probleem is verholpen door de datumnotatie aan te passen van 01-jan-2024 naar 01-01-2024.
- Als een optionele overeenkomstgegevens aanpassen stap werd gestart en daarna direct werd gesloten met de escape toets of het sluit icoon dan trad een fout op. Dit probleem is verholpen.
- In de "Afronden Overeenkomst" activiteit staat bovenaan een lijst met de BPVO berichten. Hier ontbrak het kopje van de status en de verwachte uren werden niet getoond. Dat is opgelost.
- Bij de vacature details van een zoeken stageplaats activiteit werd een leeg kader getoond als er geen uitgebreide vacature omschrijving was ingevuld. Dit kader wordt nu verborgen als er geen uitgebreide vacature omschrijving is.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.