2017R5 - Release notes

Sprint 39-40 Inleveren & Beoordelen beschikbaar in productie

Kort na de in productiename van 2017R5 zal Inleveren & Beoordelen in productie beschikbaar komen. Vanwege de sterk aangepaste (en geoptimaliseerde) werkwijze ten opzichte van de verslag- en attachment activiteiten raden we aan om eerst uitgebreid in de testomgeving te wennen aan deze nieuwe functionaliteit voordat deze in productie gebruikt gaat worden. Functioneel beheerders zullen een uitnodiging ontvangen voor de on-line OnStage Manual omgeving waarin de verschillende aspecten van Inleveren & Beoordelen uitgelegd worden.

Sprint 37-38

De issues die in deze sprint opgelost worden zullen pas zichtbaar zijn als OnStage release 2017R5 in productie beschikbaar is.

Functioneel beheerder kan eigen gebruikersnaam niet meer aanpassen
Een functioneel beheerder kan zijn eigen gebruikersnaam niet meer aanpassen. Dit leverde direct fouten op. Indien het nodig is om een gebruikersnaam aan te passen dan dient dit door een collega functioneel beheerder te gebeuren. Als die niet beschikbaar is kan ook de Xebic Servicedesk de gebruikersnaam aanpassen.

FAQ achter helpknop verwijst nu naar OnStage Kennisplein
De FAQ URL’s in onstage (vraagtekenknop rechtsbovenin) verwijzen nu naar de beschikbare FAQ overzichten op het nieuwe OnStage Kennisplein.

Bedrijven kwamen niet naar voren in vacaturebank (zoek op afstand)
De geocodering functionaliteit in OnStage is zo aangepast dat adressen die niet exact in het kadasterbestand voorkomen toch vaker een geocode krijgen waardoor ze wel goed vindbaar zijn in de vacaturebank bij het zoeken op afstand. De geocodering is een achtergrondproces dat nog enige dagen na de in productie name van 2017R5 nodig heeft om alle adressen te inventariseren.

Plaatsingsoverzicht beschikbaar

Vanuit het begeleidingsgroepenscherm is nu een plaatsingsoverzicht excel rappoortage beschikbaar dat toont welke studenten op welke vacatures geplaatst zijn. Dit rapport is primair gesorteerd op bovenliggende organisatie (bijvoorbeeld schoolbestuur).

Sprint 35-36

De issues die in deze sprint opgelost worden zullen pas zichtbaar zijn als OnStage release 2017R5 in productie beschikbaar is.

Sortering domein, opleiding en studierichting in toevoegen studenten
In het scherm om studenten toe te voegen aan een begeleidingsgroep zijn de filterlijstjes voor domein, opleiding en studierichting nu alfabetisch gesorteerd.

Aantallen te begeleiden studenten voor docent
Het aantal te begeleiden studenten werd in het standaard lijst overzicht van het docentenportaal anders bepaald dan in het overzicht waarin de studenten op kaarten getoond worden.

Heropenen activiteiten en zichtbaarheidsregels
Bij het heropenen van een activiteit werden de zichtbaarheidsregels niet altijd volledig toegepast.

Werklocatie rapportage toonde niet altijd huisnummers
De werklocatie rapportage toonde alleen huisnummers als er ook een toevoeging bij het adres opgegeven was.

Sprint 33-34 Begeleidingsgroepdocumenten

Vanaf 2017R5 is het mogelijk om bij begeleidingsgroepen documenten vast te leggen die in dossiers bij activiteiten getoond gaan worden. In 2017R6 of 2018R1 zullen de begeleidingsgroepdocumenten in dossieractiviteiten zichtbaar worden.

Documenten in een begeleidingsgroep worden ook bij het kopiëren van een begeleidingsgroep meegenomen naar de nieuwe begeleidingsgroep.
Bij het toevoegen van een document kunnen de volgende keuzes gemaakt worden:
1. Uploaden van een document.

2. Zichtbaar in welke fase:

a. Gedurende het hele dossier. 

b. Alleen bij voortraject.

c. Alleen bij begeleidingstraject.

d. Alleen bij specifieke activiteit.

3. Specifieke activiteit (indien bij 2 voor ‘Activititeit’ gekozen is).

4. Bestemd voor rollen (Managers en back-office medewerkers zien altijd alle documenten):

a. Alle rollen.

b. Specifieke rollen.

c. Bij een document voor een specifieke activiteit worden automatisch de rollen geselecteerd die in de activiteit zelf een rol spelen.

Als deze functionaliteit op een begeleidingsgroep niet zichtbaar is kunt u de servicedesk vragen deze functionaliteit aan te zetten. Hier zijn verder geen kosten aan verbonden.

Veranderingen labels/rollen
Let op! De hieronder beschreven aanpassingen zijn alleen zichtbaar voor onderwijsinstellingen die geen eigen labels hebben voor specifieke rollen.

Veranderingen gebruikersbeheer
Het gebruikersbeheer voor medewerkers, studenten en contactpersonen is aangepast. Deze aanpassing is nodig vanwege voorbereidingen op een andere manier van inloggen. Ook was niet altijd inzichtelijk dat een gebruiker geblokkeerd was vanwege security fouten.
De accountgegevens zijn nu overzichtelijk onder een apart kopje ondergebracht. We bieden ook meer inzicht en mogelijkheden voor het beheer van gebruikers.

Een paar zaken werken nu anders. Een account dat eenmaal is aangemaakt wordt niet meer verwijderd, maar kan alleen geblokkeerd worden. Ook wordt nu altijd getoond wat bij de gebruiker de wijze van inloggen is. Op dit moment zijn de mogelijkheden: Forms en Federatief inloggen.

Als een gebruiker vanwege beveiligingsfouten is geblokkeerd dan kan alleen een gebruiker met de rol functioneel beheerder de blokkering opheffen. Inleveren & Beoordelen in combinatie met teamactiviteiten
I&B activiteiten die als teamactiviteiten in teamdossiers worden gebruikt blijken niet correct afgehandeld te worden. Het is daarom voorlopig niet mogelijk om de I&B activiteit als een teamactiviteit te gebruiken. Wanneer een oplossing beschikbaar gemaakt is wordt dit via sprint- en release notes gecommuniceerd.


Inleveren & Beoordelen met maximaal aantal pogingen
Bij een maximaal aantal pogingen wordt direct vanaf het begin getoond dat het een eerste poging betreft. Ook wordt het maximaal aantal pogingen altijd getoond.
Als er een extra poging boven het maximaal aantal pogingen wordt toegekend zal dit te zien zijn als poging 3 van 2 [ 3 / 2 ].

Label aanpassing mailmerge excel rapportage dossiers
Het mailmerge excel rapport bevat een kolom “diplomanaam”. Hierin wordt de officiële opleidingsnaam getoond gebaseerd op het crebo- of crohonummer dat is vastgelegd bij de inschrijving. Omdat een student in het MBO ook op een domein of kwalificatiedossier ingeschreven kan zijn (wat nooit een diplomanaam kan zijn) is het kopje van de betreffende kolom vervangen door: Formele opleidingsnaam.

Notificatie trigger op activiteittemplate met alleen vast email adres
Als er alleen een vast e-mailadres was opgegeven bij een notificatietrigger, zonder dat er rollen waren aangevinkt dan werd de notificatie niet verstuurd.

Sprint 31-32 Vacaturebank toegang setting bij beheer opleidingen
Na het verplaatsen van alle matching gerelateerde aspecten van de basisgegevens in “Matchingconfiguratie” bleef alleen de indicatie of de vacaturebank vanuit het menu beschikbaar was voor studenten over. Deze instelling is nu verhuisd naar het opleidingen beheerscherm.

Met deze verhuizing is deze instelling alleen nog maar aanpasbaar voor functioneel beheerders geworden.
Door deze uitbreiding is de optie “Matchingconfiguratie” in de basisgegevens komen te vervallen.

Vacatures verbergen voor studenten
In het vacature aanbod is het al langere tijd mogelijk om een vacature onzichtbaar voor studenten te maken. Als dit later gebeurde terwijl de vacature al door studenten als favoriet of voorkeur was opgegeven, was dit niet inzichtelijk voor de gebruiker. Nu wordt er een melding gegeven waardoor de gebruiker actie kan ondernemen.

Verbeteringen beheer basisgegevens voor functioneel beheerders
Functioneel beheerders kunnen medewerkers nu ook geforceerd via form-based login een account geven.
De basisgegevens “Externe opleidingsnamen” en “Externe opleidingsnaam koppelingen zijn nu weer beschikbaar.
“Externe opleidingsnamen” is beschikbaar voor functioneel beheerders
“Externe opleidingsnaam koppelingen” is beschikbaar voor functioneel beheerders en keyusers.
Dit laatste is een uitbreiding ten opzichte van de situatie tot nu toe waar de externe opleidingsnamen beschikbaar waren voor admin gebruikers en de externe opleidingsnaam koppelingen alleen voor applicatiebeheerders (nu key-users).

Verbetering rond tab dossieractiviteiten voor studenten
Studenten zien nu ook verslagactiviteiten in hun takenlijst tab. Een verslag activiteit staat alleen in de takenlijst van een student als deze in de fase “Inleveren” of “Opnieuw laten afleveren” zit.

Sprint 29-30 Activiteittype “Reserveren” wordt uitgefaseerd

In het kader van het stroomlijnen van matching gerelateerde activiteiten in dossiers is het niet meer mogelijk om het activiteittype “Reserveren” te selecteren voor een nieuwe activiteit.

Sprint 27-28 Verbeterde afhandeling BPVO (MBO)

De afhandeling van BPVO’s is verbeterd in deze release. De volgende situaties zijn geoptimaliseerd:

1. Als een overeenkomst aangepast wordt en de initiële aanvraag is nog niet verzonden naar het SIS (Eduarte of EOL) dan wordt de initiële aanvraag irrelevant gemaakt en de aangepaste overeenkomstgegevens neemt richting het SIS de rol van initiële aanvraag over.

2. Als een BPVO afgerond of geannuleerd wordt en de aanvraag is nog niet verstuurd naar het SIS dan worden alle klaarstaande verzendingen irrelevant gemaakt. Bij afronding of annulering wordt in dat geval ook niet gevraagd om het versturen van de afronding of annulering.

3. Bij het afronden van een dossier worden nog niet verzonden aanvragen of aanpassingen irrelevant gemaakt. (Afrondingen en annuleringen die nog niet verzonden zijn worden natuurlijk niet irrelevant gemaakt).

Optimalisatie gebruik optionele activiteit voor samenstellen team
Een optionele activiteit van het type “Samenstellen team” kan nu niet meer geselecteerd worden zolang er geen afgeronde stappenplan activiteit is van het type “Samenstellen team”.

Historische dossiers student op info-tab dossier
Historische dossiers van een student zijn nu zichtbaar in de info-tab van het huidige dossier van een student. Alleen die dossiers worden getoond waarvan in de betreffende begeleidingsgroep is aangegeven dat dossiers zichtbaar zijn in toekomstige dossiers zullen hier getoond worden.
Alleen als de gebruiker voldoende rechten heeft voor een historisch dossier kan deze ook daadwerkelijk het historische dossier inzien.

Lange dossiernamen in de dossiernaam activiteit
Lange dossiernamen (voor bijvoorbeeld de naam van de afstudeeropdracht) worden nu niet afgebroken maar volledig getoond.