2017R1 Release notes

1. Zichtbaarheid voorkeuren en opties organisaties

De procestemplates ondersteunen al de mogelijkheid om het matching proces niet zichtbaar te hebben voor de praktijkorganisatie, maar een afgeronde matching stap die uiteindelijk zichtbaar wordt toont mogelijk voorkeuren of opties die uit een eerdere matching stap zijn gekomen. Vanuit verschillende onderwijsinstellingen hebben wij de afgelopen periode uiteenlopende feedback ontvangen over de wenselijkheid. Dit kan, afhankelijk van het beleid, per instelling of soms zelfs binnen een instelling tussen stages en afstuderen verschillen.

Daarom is besloten om het tonen van voorkeuren aan praktijkorganisaties als een optie op te nemen in alle matching activiteiten van OnStage. In de activiteitsconfiguratie hebben deze activiteiten nu een optie genaamd “voorkeuren niet zichtbaar voor praktijkorganisatie”. Wanneer deze optie aangevinkt wordt zullen voorkeuren in deze activiteit niet zichtbaar zijn voor gebruikers van de praktijkorganisatie. De zichtbaarheidsregels op de activiteit blijven gelden.

De optie is standaard niet aangevinkt.

2. OnStage rol Funtcioneel Behherder (en BRON Instelling bij POK) 

In voorbereiding op grotere wijzigingen in de toekomst is er een extra gebruikersrol toegevoegd: “Functioneel Beheerder”. Deze rol wordt op dit moment beheerd door Xebic en kan op aanvraag worden toegekend aan gebruikers die bij ons bekend staan als functioneel beheerder van OnStage binnen een onderwijsinstelling.

De eerste functionaliteit die aan de functioneel beheerder wordt toegekend is bij de verzending van BPVO stage overeenkomsten naar een student informatie systeem.

Voor scholen die wel gebruik maken van deze functie is het nu zo dat een gebruiker enkel de BRON instelling van de begeleidingsgroep kan overschrijven bij het verzenden van een POK bericht als deze de Functioneel Beheerder rol heeft. Onderwijsinstellingen waar dit relevant voor is kunnen de rol aanvragen voor specifieke gebruikers via support@xebic.com.

In komende releases zal met enige regelmaat functionaliteit worden toegevoegd voor functioneel beheerders. Het doel is om het account admin@schooldomein op termijn te laten vervallen.

3. LeerbedrijfID in samenvoegen organisaties

Veel schoolinstellingen zijn op dit moment bezig met het samenvoegen van organisaties. Om te voorkomen van te zijn dat verschillende LeerbedrijfID’s onterecht samengevoegd worden hebben we besloten om naast het KVK nummer, ook het LeerbedrijfID op te nemen in de zichtbare Algemene Gegevens tijdens het samenvoegen van organisaties.

Als het bedrijf geen bekend LeerbedrijfID heeft maar wel nog een oud Codeleerbedrijf van SBB, dan wordt deze getoond.

4. Datum velden in Excel rapportages

Om het gebruik van onze Excel rapportages te verbeteren hebben wij in deze release een wijziging opgenomen die ervoor zorgt dat alle Datum velden in deze rapporten in Excel direct als Datum veld zijn gedefinieerd. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker direct in Excel op datum kan filteren.

5. Opmerkingen bij Verslag en Attachment activiteit

Na enkele meldingen van issues bij het uploaden in de Verslag of Attachment activiteit zijn wij erachter gekomen dat er soms onverwachte situaties kunnen ontstaan wanneer het opmerkingen veld wordt bewerkt tijdens een upload. Dit kan ervoor zorgen dat de opmerking niet wordt opgeslagen of dat in enkele gevallen de activiteit hierna een fout geeft.

Om dit probleem te vermijden hebben we ervoor gezorgd dat het opmerkingen veld niet meer gemuteerd kan worden tijdens een upload. De gebruiker kan dit nu enkel voor of na afloop van de upload doen.

5. Geforceerd afronden als activiteit

Geforceerd afronden kan als radar activiteit op een dossier uitgevoerd worden. Dit houdt in dat je de activiteit ad-hoc kan toevoegen in een dossier en uitvoeren om het dossier geforceerd af te ronden. Bij het afronden van deze activiteit worden alle openstaande activiteiten in het begeleidingstraject tevens geforceerd afgerond.

Het is tevens mogelijk gemaakt om deze activiteit toe te voegen als een optionele activiteit in het proces template. Hier kan je dan alle instellingen van een normale activiteit aan toe voegen.

Het toevoegen van een geforceerd afronden activiteit is niet mogelijk in een Team dossier, aangezien geforceerd afronden niet wordt ondersteunt voor Teams. Als een proces template met geforceerd afronden als optionele activiteit wordt gebruikt voor een team dossier zal deze activiteit niet beschikbaar zijn.

Het is niet mogelijk om deze nieuwe activiteitsoort te heropenen via de heropenen functionaliteit.

6.    Waarschuwing bij het afronden overeenkomstgegevens zonder POK

Enkele releases geleden is de logica omtrent POK activiteiten aangepast om er voor te zorgen dat er geen POK berichten worden aangemaakt die niet verzonden zouden kunnen worden vanwege de in OnStage bekende SIS Status. Deze wijziging zorgt nog steeds voor vragen waarom een POK stap niet ingevoegd is.

Vanwege deze feedback is besloten om een waarschuwing toe te voegen in een overeenkomstgegevens activiteit die geen POK bericht zou aanmaken terwijl er wel een POK vanuit dit dossier is aangemaakt. Voor het afronden van de activiteit wordt in een rood waarschuwingsveld aangegeven dat afronden geen POK activiteit zal creëren.

Deze verandering heeft alleen invloed op begeleidingsgroepen waarin de POK koppeling is ingeschakeld.

7.    Uploaden pasfoto door gebruiker

Steeds meer applicaties die studenten en docenten gebruiken bieden de mogelijkheid om een eigen foto te uploaden. OnStage heeft al langere tijd de mogelijkheid om aangeleverde foto’s vanuit een SIS of ander systeem te tonen. Vanaf deze release is er de mogelijkheid toegevoegd om een eigen foto te uploaden voor de applicatie.

Elke gebruiker kan vanuit hun “Eigen Gegevens” scherm nu een foto uploaden welke voor alle andere gebruikers van OnStage zichtbaar zal zijn. Als de gebruiker reeds een foto uit een ander systeem gekoppeld heeft vanuit een integratie dan zal de eigen foto van OnStage getoond worden. Bij het verwijderen van deze foto zal de oude foto die via integratie is aangeleverd weer getoond worden.

8.    Mailen naar Ondersteuner

De backoffice rol Ondersteuner is door Xebic enige releases geleden aangeboden als een minder zichtbare backoffice rol die gebruikt kon worden door een assistent of andere ondersteunende persoon in het stage proces. Uit feedback is gebleken dat deze personen bij een aantal onderwijsinstellingen niet vaak actief zijn in OnStage en dat het daarom nodig is deze mensen te kunnen triggeren om hun werkzaamheden uit te voeren via mails of notificaties.

Vanwege deze input is besloten om de rol Ondersteuner toe te voegen aan de rollen waar een mailing of notificatie naar verstuurd kan worden.

9.    Update betreffende Keuzedelen (MBO)

De implementatie van Keuzedelen in OnStage is in deze release verder gegaan. Alhoewel gebruik in een dossier nog niet mogelijk is, houdt OnStage vanaf deze release bij welke keuzedelen bij welk crebonummer horen.

Deze koppeling tussen crebonummer en keuzedelen is zichtbaar in het onderwijsregister scherm. Wanneer er keuzedelen bekend zijn zal het “keuzedelen” blok getoond worden onderaan de informatie van het crebonummer. Dit blok is standaard dicht geklapt vanwege de hoeveelheid informatie die hier getoond kan worden. Door op het informatie blok te klikken worden alle bekende keuzedelen bij het crebonummer getoond.

10.  Aanpassingen in Erkend kolom Begeleidingsgroepen scherm

Vanwege de aanpassingen met het LeerbedrijfID is het in sommige OnStage implementaties niet meer nodig om een accreditatie controleregel toe te voegen zoals dit in het verleden nodig was. De kolom “Erkend” in het Begeleidingsgroepen detail scherm maakt echter altijd gebruik van deze specifieke controleregel en toont het resultaat hiervan. Hierdoor kon hier een rode controleregel getoond worden terwijl alle daadwerkelijke dossier controleregels groen waren.

Om dit te vermijden is er een aanpassing doorgevoerd om het “Erkend” kolom enkel zichtbaar te maken wanneer er een accreditatie controleregel is toegevoegd aan het dossier.

Om dit resultaat te zien moeten de controleregels van een dossier eerst eenmalig geüpdatet zijn. Dit gebeurt na een mutatie op het dossier. Je kan daarom verwachten dat in de weken na de update er binnen één begeleidingsgroep soms dossiers met en zonder deze controleregel zichtbaar zullen zijn.